Toda empresa apresenta um fator em comum: o desejo de crescer e se consolidar no mercado. No entanto, são poucas as que conseguem alcançar esse objetivo e a explicação para isso está na forma como são administradas. Foco e organização são fatores essenciais para uma boa gestão, por isso manter o controle de estoque e vendas é o primeiro passo para obter o sucesso desejado.

Sabendo disso, elaboramos este artigo com o objetivo de mostrar para você a relação entre controle de estoque e vendas e qual a importância dessa conexão para a empresa, além de explicar como esses controles podem ser feitos com eficiência. Quer saber tudo sobre esse assunto? Então acompanhe a leitura!

O que é controle de estoque e vendas?

O controle de estoque consiste em realizar o monitoramento e o registo do fluxo de mercadorias que entram e saem da empresa. Ou seja, visa prever necessidades de compras, reduzir perdas, melhorar a cadeia de produção e proporcionar condições mais favoráveis de negociação com os fornecedores.

Nesse sentido, o controle de estoque é dividido em dois grupos: matérias-primas e insumos para a produção industrial e o produto final para a comercialização.

O  gerenciamento adequado de cada um desses grupos é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa. Isso porque evita que a produção fique parada por falta de materiais e, sobretudo, permite que o gestor faça uma análise da demanda de cada produto, a fim de reduzir desperdícios e prejuízos.

Sendo assim, o controle de estoque tem como objetivo otimizar esse setor, aumentando o uso eficiente dos recursos internos de maneira que seja minimizada a necessidade do capital de investimento. Para isso, o gestor pode (e deve!) fazer uso de sistemas de software como o ERP e a Curva ABC, que fornecem de forma rápida e eficiente todas as informações referentes às entradas e saídas dos produtos.

No entanto, independentemente da ferramenta escolhida, controlar o estoque não é tarefa fácil. Porém, dispor de uma boa gestão de estoque é essencial para qualquer empreendimento, não importa o tamanho ou segmento, sendo ele físico ou digital, pois envolve atividades como:

• garantir que o estoque esteja sempre atualizado e correto;
• reduzir as perdas de produtos provocados por deterioração, obsolescência ou roubo;
• melhorar o fluxo de caixa da empresa;
• aprimorar o planejamento de produção;
• definir preços de venda mais competitivos;
• elaborar um orçamento de vendas;
• realizar com antecedência os pedidos com os fornecedores;
• manter o estoque sempre disponível de acordo com a demanda;
• aumentar a satisfação do cliente;
• automatizar o controle de estoque.

Já o controle de vendas é o processo que tem como objetivo gerenciar e analisar todas as vendas feitas em um determinado período. Além disso, essa prática visa contribuir para o crescimento da empresa, pois permite que o gestor faça projeções mais precisas para o futuro, de forma que seja possível identificar pontos que precisam ser melhorados.

O controle de vendas pode ser elaborado de forma manual ou automática. A primeira opção consiste em fazer as anotações em um caderno que, além de ser ultrapassada, demanda mais tempo e, geralmente, apresenta pouca eficiência, uma vez que as chances de ocorrer erros são maiores.

As planilhas do Excel, apesar de constituírem uma ferramenta simples, são mais seguras que as anotações feitas no papel — por isso, são consideradas uma alternativa intermediária. Sendo assim, esse recurso permite que o gestor insira manualmente as informações sobre as vendas efetuadas e faça as alterações sempre que for preciso.

No entanto, a alternativa mais segura para fazer o controle de vendas é por meio de um software de gestão como ERP, pois são mais rápidos, eficazes e permitem integrar todas as informações das vendas com a gestão de estoque da empresa.

Como ambos se relacionam?

Não há dúvidas que o processo de vendas é um fator essencial para garantir o sucesso de qualquer empresa, Afinal, é por meio desse recurso que é possível atrair e negociar com os clientes de forma que os lucros mensais sejam certos. No entanto, para garantir que as vendas sejam eficientes e que atendam às expectativas é preciso que a gestão de estoque esteja alinhada com o controle de vendas.

Para você entender melhor, imagine o seguinte exemplo: um empresário, dono de uma distribuidora de bebidas, ao saber que a demanda é maior em determinadas épocas do ano, aumenta seu estoque para vender mais. Já nos períodos de pouca procura ele consegue reduzir o estoque de forma que não afete as vendas.

Em contrapartida, se o gestor (o mesmo do exemplo) não fizesse o controle de estoque e vendas de maneira correta, provavelmente não conseguiria atender à demanda por falta de estoque e nos períodos de baixa procura teria problemas com mercadorias paradas.

Ou seja, nos dois casos o prejuízo seria inevitável. Percebe como a gestão de estoque está diretamente ligada com o controle de vendas?

Sendo assim, para garantir que o fluxo de vendas gere resultados positivos e reduzir as chances de perdas ou prejuízos é muito importante que o gestor invista em uma gestão de estoque eficiente. Lembrando que um planejamento bem estruturado faz toda a diferença na execução tanto do controle de estoque quanto do de vendas.

Por que é importante atentar para o controle de estoque e vendas?

Agora que você já sabe o que é controle de estoque e vendas e como ambos se relacionam, vamos apresentar os motivos pelos quais julgamos ser importante atentar para esses dois setores. Confira cada um deles!

Controle de estoque

Realizar o controle de estoque é essencial para o crescimento do seu negócio. Isso porque ele permite identificar quais são os produtos que apresentam maior saída e quais permanecem mais tempo acondicionados. Afinal, se um produto fica parado não tem circulação de dinheiro e, por esse motivo, haverá gastos com o armazenamento.

E se houve ausência de um produto por falta de planejamento a empresa perde chances de vendas, comprometendo a oportunidade de conquistar novos consumidores. Além disso, o controle de estoque permite saber a quantidade exata dos produtos que estão disponíveis para a venda. Mas os motivos para você começar a fazer o controle de estoque na sua empresa vão muito além disso. Veja só!

Melhor investimento dos recursos

Com o controle de estoque você terá maior capacidade de investir melhor os recursos do seu negócio. Ou seja, será possível manter um equilíbrio de maneira que não gere excessos ou falta de mercadorias. Essa ação reflete diretamente nas finanças da empresa,  garantindo que ela permaneça no azul.

Aumento do poder de negociação com os fornecedores

Saber qual o momento certo de abastecer o estoque só é possível com uma boa gestão. Afinal, é preciso identificar quais são os produtos com maior saída e em que período isso ocorre — para evitar o risco de investir em mercadorias desnecessárias.

Com o relatório de como funciona o giro de estoque da sua empresa já montado se torna mais fácil buscar melhores condições de negociação com os fornecedores. Nesse caso, é possível conseguir descontos atrativos ou formas de pagamento mais favoráveis.

Facilidade na identificação de mudanças no perfil de compra do cliente

Outra vantagem de fazer um controle de estoque é a possibilidade de entender o comportamento de compra dos clientes. Ou seja, se foi percebida uma queda na procura por um determinado produto que antes tinha bastante saída, significa que houve mudança no perfil de compra do cliente. O mesmo vale para uma situação oposta em que há aumento da procura.

Atendimento eficaz das necessidades dos clientes

Saber com exatidão quais são os itens que compõem seu estoque e a quantidade de cada um é essencial para a criação de um planejamento estratégico, pois permite identificar o que está sobrando ou faltando na sua empresa. Além disso, essa vantagem está diretamente ligada à demanda do cliente.

Em outras palavras, quando você conhece as necessidades dos seus clientes e oferece os produtos que vão solucionar os problemas deles, haverá aumento da satisfação e, consequentemente, maior procura.

Favorecimento na realização de promoções

As campanhas de promoção são uma ótima maneira de atrair novos clientes e liberar o espaço no estoque. No entanto, para saber quais são os produtos que estão parados no estoque é preciso dispor de uma gestão eficiente que consiga identificar quais são os itens que estão com baixo volume de vendas.

Controle de vendas

Assim como a gestão de estoque é fundamental para promover o crescimento da empresa, com o controle de vendas não é diferente. Isso porque para garantir a saúde financeira do seu negócio é preciso vender — seja um produto, seja um serviço — para gerar lucro.

Por isso, o controle de vendas é essencial, pois ele permite que o gestor crie planejamentos mais eficientes de forma que consiga atrair mais receita para a empresa com o mínimo de falha possível. Além disso, existem outras vantagens que podem ser observadas. Confira quais são!

Planejamento a longo prazo

Como vimos, o controle de vendas está diretamente ligado à gestão de estoque. Isso significa que o gestor tem uma visão mais precisa sobre quais são os produtos que têm maior demanda e quando será preciso abastecer o estoque. Nesse sentido, se torna mais fácil elaborar um planejamento de compras mais eficiente e seguro.

Previsibilidade

Com o controle de vendas o gestor consegue estabelecer uma média de lucros que terá em cada época do ano conforme a sazonalidade de cada produto. Isso facilita a implementação de um plano de ação que vai garantir o faturamento da empresa, independentemente da demanda.

Controle financeiro

Outra vantagem bastante visível em fazer o controle de estoque é permitir que o gestor tenha mais conhecimento sobre o fluxo de caixa. Essa ação permite que o setor financeiro da empresa esteja sempre em dia e constantemente atualizado.

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Como fazer um controle de estoque com eficiência?

Uma boa gestão de estoque é necessária para qualquer empreendimento, mas para garantir sua eficiência é preciso manter a atenção em alguns fatores fundamentais. Confira quais são eles!

Contabilização do inventário

Um dos principais passos para fazer um controle de estoque com eficiência é contabilizar a quantidade de cada produto armazenado. Essa ação permite que o gestor tenha o conhecimento real dos investimentos parados, além de auxiliar todo o processo de gestão. No entanto, para fazer esse cálculo é ideal selecionar alguns profissionais para contabilizar cada um dos itens estocados.

Feito isso, você pode comparar o valor referente à quantidade armazenada com o relatório de compra e venda, a fim de identificar alguma falta. Além disso, permite ter conhecimento sobre a real situação do estoque e, assim, buscar soluções para melhorar o processo de maneira que evite a perda de recursos.

Controles periódicos

Não adianta criar um plano de vendas bem elaborado e não investir em uma gestão de estoque. Sendo assim, é fundamental fazer, regularmente, a contabilização de cada produto armazenado. Para isso, contar com o auxílio do inventário rotativo é uma excelente forma de verificar o andamento e a organização do estoque, pois define os ciclos de verificação para diversos tipos de produtos.

Nesse sentido, é possível fazer uma análise comparativa para identificar possíveis desvios, como nos casos em que é preciso verificar se o estoque físico está de acordo com o sistema. Além disso, o inventário periódico é bastante útil para evidenciar falhas na operação.

Mapeamento do fluxo de caixa

Diante de uma realidade em que as empresas precisam se reinventar para alcançar mais clientes, trabalhar com previsões é uma necessidade para aqueles que desejam permanecer no mercado. Dessa forma, para estar preparado para os períodos sazonais é preciso buscar as respostas para as seguintes questões:

• quais os dias da semana e do mês em que o movimento é maior e, por isso, a equipe de vendas precisa estar completa na loja?
• Quais são os períodos que mais atraem clientes?
• Em qual horário do dia as vendas apresentam maior concentração de clientes?

Organização da empresa

Independentemente do tamanho ou segmento, administrar uma empresa não é tarefa fácil, mas as dificuldades aumentam quando não se tem uma gestão organizada. Sendo assim, para que as vendas mantenham-se constantes, é preciso que todos os processos relacionados a ela estejam em sintonia.

Com uma empresa organizada, todas as informações referentes à produção, estoque, resultados operacionais, vendas e fluxo de caixa estarão disponíveis em relatórios de fácil entendimento e com acesso rápido. Além disso, manter a ordem também favorece a gestão financeira da empresa, pois permite que o gestor tenha mais segurança para decidir os rumos estratégicos com base em dados.

Vale ressaltar que um bom controle organizacional permite que o gestor tenha mais confiança para agir. Essa vantagem proporciona maior credibilidade para a empresa diante dos fornecedores e instituições financeiras que prezam pelo profissionalismo e seriedade.

Como fazer um controle de vendas com eficiência?

Para ter um controle de vendas eficiente é preciso colocar em prática um conjunto de fatores que vão garantir o crescimento do seu negócio. Acompanhe!

Manutenção do registro das vendas

Para manter um controle de vendas eficiente é fundamental registrar todas as vendas realizadas na empresa, tanto para fins fiscais quanto para o controle do fluxo de caixa. Dependendo do seu negócio, a forma como será feito o registro pode ser simples — por meio de comandas e notas — ou mais complexos, com informações referentes ao cliente e ao serviço prestado.

Controle do orçamento

Outro fator muito importante para fazer um controle de vendas eficiente é a realização do controle de orçamento. Por meio dele é possível analisar as informações referentes ao capital de giro, os passivos circulantes e imóveis etc.

Comunicação interna

Com a ajuda de um sistema integrado todos os departamentos de vendas têm acesso à mesma informação simultaneamente. Essa vantagem, além de evitar divergência nos dados, contribui para melhorar a comunicação entre as partes envolvidas.

Criação de banco de dados

Por fim, com o controle de vendas o gestor consegue criar um banco de dados dos clientes. Essa ação, além de otimizar o relacionamento entre empresa e consumidor, permite aproximar o público-alvo por meio de propostas customizadas.

Quais os erros mais comuns no controle de estoque e vendas?

Sabemos que manter o controle de estoque e vendas não é tarefa fácil, por isso é normal que alguns erros passem despercebidos. Por isso, separamos os mais comuns para lhe ajudar a identificá-los com mais facilidade e, assim, evitá-los. Confira!

Não contabilizar o inventário de estoque

O inventário de estoque é uma lista que informa a quantidade total de produtos disponíveis no estoque da empresa e o valor do capital referente a esses itens, independentemente da maneira como estão armazenados.

Portanto, quando não é feita a atualização do inventário as chances da empresa obter prejuízos são grandes, pois sem a análise detalhada dessa ferramenta o gestor não tem uma visão clara a respeito de todos os produtos disponíveis para a venda e, sobretudo, não saberá quanto de capital essa mercadoria representa para o seu orçamento.

A falta de controle do inventário pode gerar uma visão distorcida da quantidade real dos produtos no estoque e, consequentemente, o excesso ou a falta de mercadorias. Por isso, é muito importante registrar cada alteração feita na empresa.

Não monitorar os espaços de armazenamento

É muito comum encontrar empresas que não têm um espaço adequado para armazenar a mercadoria e, por isso não dão a devida atenção para o estoque. Esse hábito, além de causar a perda de produtos devido a fatores naturais como umidade ou altas temperaturas, permite que incidentes com furtos aconteça com mais facilidade.

Não especificar os diferentes produtos no estoque

Pode parecer uma tarefa irrelevante e, por essa razão, muitas vezes é deixada de lado. Mas especificar cada um dos produtos presentes no estoque faz toda a diferença na hora de organizar as mercadorias e, principalmente, a identificar de maneira mais rápida os itens.

Não integrar o estoque com o setor comercial e de compras

Como já deu para perceber, existe uma conexão entre o controle de estoque e vendas. Afinal, para que um gere resultados positivos o outro precisa estar de acordo. Sendo assim, um dos principais erros que a empresa deve evitar é a separação dos setores de estoque, compras e vendas. Não estabelecer uma comunicação clara entre essas áreas vai comprometer o desempenho das suas ações.

Quais as principais ferramentas de controle de estoque e vendas?

Sabemos que para manter o controle de estoque e vendas eficiente é necessário ter atenção, tempo e disposição para organizar as informações referentes aos produtos, pois um simples erro pode comprometer todo o processo de venda.

Nesse sentido, para ajudá-lo nessa tarefa existem diversas ferramentas de controle de estoque e vendas que podem ser usadas para otimizar esse processo. Esses recursos, além de serem mais rápidos, permitem que o gestor tenha acesso em tempo real às entradas e saídas da empresa oferecendo, assim, mais eficiência e precisão nos dados. Veja só!

Planilha de controle de estoque

Fazer o registro dos produtos que compõem o seu estoque serve para você conhecer cada item e analisar a demanda de acordo com o tipo de cada um. Para isso, ter uma planilha de controle de estoque é uma alternativa simples e prática, pois permite fazer a documentação das características, preço, quantidades adquiridas e volume armazenado.

Planilha de entrada e saída de materiais

Monitorar o fluxo das entradas e saídas do estoque permite que o gestor visualize os produtos que têm maior demanda, além de saber quando é o momento certo para fazer a reposição desses itens. Registrar as datas de movimentação permite não só calcular a rotatividade, mas oferece mais segurança quanto a perdas de mercadorias.

Planilha de giro de estoque

A planilha de giro de estoque é usada para calcular o tempo médio que cada produto leva para ser vendido, além de informar quantas vezes foi feita a reposição da mercadoria. Além disso, permite identificar quais produtos estão envelhecendo e quais correm o risco de ficar em falta. Lembrando que para fazer cálculos com base na média de vendas é muito importante ficar atento à sazonalidade.

Sistema integrado

Dispor de um software integrado ERP faz toda diferença no cotidiano da empresa, pois serve como um diferencial competitivo e melhora a produtividade dos colaboradores. Fazer uso dessa ferramenta permite que todos os setores possam acessar a informação ao mesmo tempo, oferecendo mais praticidade e agilidade.

Além dessa vantagem, o sistema de gestão proporciona:

• atividades automatizadas;
• mais segurança;
• personalização de acordo com o negócio;
• suporte fiscal completo;
• operação simplificada e prática;
• redução de erros e otimização de tarefas;
• competitividade potencializada.

Como usar a tecnologia nesse processo?

Com o passar do tempo as empresas têm percebido a importância de automatizar seus processos para gerar resultados melhores. Nesse sentido, fazer uso de ferramentas tecnológicas para administrar o controle de estoque e vendas é uma alternativa bastante eficaz, pois permite otimizar a produtividade, reduzir gastos e, consequentemente, aumentar o retorno sobre o capital investido.

Sendo assim, a tecnologia pode ser usada para controlar em tempo real as entradas e saídas do estoque, automatizar as ações, integrar os processos e, principalmente, reduzir a chances de erros. No entanto, apesar do sistema de gestão ser bastante útil para a empresa, é muito importante que o gestor leve em consideração fatores como custo-benefício, fácil implementação, adaptabilidade e suporte adequado para escolher a melhor ferramenta.

Com base nessas informações fica fácil perceber a ligação entre controle de estoque e vendas. Isso significa que para um gerar resultados positivos o outro precisa estar de acordo, além de compreender que ambos têm grande importância para o crescimento da empresa.

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