Muitos lojistas e distribuidores mantém o foco no volume de vendas e na rentabilidade do seu negócio, deixando de se atentar ou mensurar um ponto muito importante: a gestão de perdas.

No varejo, as perdas são, independentemente do tamanho do empreendimento e seu nicho de mercado, ocorrências que geram prejuízos e custos desnecessários, como furtos, desvios, erros administrativos, produtos danificados, devoluções, inadimplência, entre outros.

Além de causarem um impacto negativo no estoque e no fluxo de caixa, esse problema não agrega nenhum valor e ainda restringe a margem de lucro da empresa. Nesse contexto, surge a necessidade assumir uma postura proativa. Isso significa levantar esforços para prevenir e gerenciar esse risco por meio da adoção de estratégias e ferramentas para mitigar danos e eliminar gargalos.

Quer saber como ter mais controle do seu negócio e impedir que as ameaças se materializem? Continue a leitura e conheça as melhores práticas sobre gestão de perdas!

Quais são os principais tipos de perda?

Infelizmente, devido ao intenso fluxo de mercadorias e a complexidade logística, o varejo é um mercado no qual o risco de perdas é eminente. No entanto, para ter mais sucesso e eficiência, o empresário deve se antecipar e traçar um plano para lidar com esses acontecimentos. A origem deles pode ser:

• perdas comerciais: conhecidas como ruptura, acontecem quando um produto não está disponível para venda por diversos motivos, como falha na reposição, atraso da entrega do fornecedor, supressão de um lote por quebra ou estrago da embalagem etc.;
• perdas administrativas: são decorrências de falhas de gestão. Exemplos comuns são erros no cadastro de um artigo, precificação errada, divergência entre o que é comprado e as quantidades em estoque, desperdício de recursos em geral (água, energia, papel etc.) e deterioração ou perda de validade de mercadorias.
• perdas de produtividade: ocorrem quando existe falta de controle e padronização de processos, por exemplo. Assim, elas resultam no mau uso do tempo e dos recursos, como o que acontece com o retrabalho, burocracias e etapas redundantes;
• perdas financeiras: advêm de problemas nos quais o dinheiro é, de fato, omitido, como furtos, assaltos, inadimplência, fraudes etc.;
• perdas operacionais: são as maiores perdas do varejo — 32,8%, de acordo com um estudo conduzido pela ABRAS. São resultados de falhas nas operações das lojas ou centros de distribuição (estoque, armazenamento, recebimento, movimentação inadequada, entre outros).

Como fazer uma gestão de perdas eficiente?

Em cada risco, existe uma oportunidade. Estudar onde sua gerência está falhando e encontrar pontos de melhoria potencializam as chances de lucro do negócio.

Em pequenas e médias empresas, que costumam ter uma operação menor, essa atitude preventiva é ainda mais fundamental para promover um crescimento estruturado e saudável. Confira, a seguir, ações infalíveis de gestão de perdas que você precisa implantar em seu negócio!

Realize inventários periodicamente

Para contornar perdas operacionais e financeiras, comece aprimorando a gestão de estoque. Isso pode ser feito por meio da realização de inventários, que consiste na contagem, identificação e registro de todas as entradas e saídas de materiais.

É um processo trabalhoso, mas extremamente necessário. No fim, você terá um relatório completo com dados preciosos para a manutenção do negócio, como:

• a quantidade exata de cada item;
• artigos que apresentam maior ou menor saída;
• produtos que precisam de reposição.

Comparando os resultados dos inventários ao longo do tempo, fica mais fácil encontrar a origem e causa de vários tipos de perda. Com esse conhecimento, você pode atacar a raiz do problema com efetividade.

Uma boa ideia é automatizar esse procedimento para torná-lo ainda mais confiável e preciso, com o auxílio de softwares de controle de estoque e movimentações. O ideal é fazer essa conferência a cada 2 ou 3 meses e um balanço geral anual. O sistema é um aliado nessa tarefa, pois armazena e lança dados automaticamente, assim é mais fácil fazer análises complexas e comparativos.

Capacite sua equipe

Desde o recrutamento, avalie a postura ética dos candidatos. Além de testar seus conhecimentos técnicos, aplique análises comportamentais e verifique suas referências. Uma vez contratados, garanta sua formação constante por meio de reciclagens e treinamentos. Um time coeso e bem capacitado colabora enormemente para minimizar as perdas administrativas e operacionais.

Pense, também, em um plano de carreira e estimule sua equipe com premiações e benefícios para que eles se sintam motivados e comprometidos. Ademais, lembre-se de que se a empresa for criteriosa e contar com pessoas confiáveis, tende a evitar ocorrência de furtos.

Estabeleça um código de ética

Pegando um gancho com o tópico anterior, é válido desenhar um código de ética e conduta para sua empresa. Esse instrumento funcionará como um manual com todas as diretrizes e comportamentos esperados, com base nos valores, missões e propósitos que você estipulou para o seu negócio. Assim, ele serve para garantir o alinhamento dos ideais e atitudes de todos, independentemente do cargo.

Melhore o layout do seu armazém

A forma como os materiais e equipamentos estão dispostos nos armazéns faz toda a diferença na gestão de perdas. Em um espaço limpo, organizado e com boa iluminação, a rotina de trabalho é simplificada e é mais simples identificar pontos cegos que propiciam furtos ou o esquecimento de caixas. Além dos pontos citados, reforce a entrada no local e instale câmeras e aparelhos de segurança.

Organize e controle as etapas de recebimento

Tenha processos padronizados para o recebimento de mercadorias. É importante que apenas funcionários autorizados cuidem dessa função, sem a interferência de terceiros. Outra questão a ser considerada é a conferência da carga, que deve ser feita preferencialmente em um ambiente separado.

A gestão de perdas precisa ser pensada de forma estratégica e, para ser bem-sucedida, deve contar com o apoio de uma equipe bem treinada, da tecnologia, conscientização e de boas práticas que devem ser incorporadas à cultura da empresa. Com um esquema bem estruturado, você conseguirá reduzir boa parte do desperdício e ter um negócio mais eficaz e lucrativo!

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