Distribuidoras e empresas que estocam produtos têm cada vez mais aderido às funcionalidades de um sistema de controle de estoque. A redução de erros e a otimização dos processos são alguns dos principais pontos de destaque nesses sistemas. O uso prolongado deles favorece a logística e melhora os resultados!

Neste post, você vai entender melhor sobre essas soluções, além de conferir quatro motivos para investir em uma ferramenta para controle de estoque. Confira!

A importância de automatizar seu estoque

Estoques geralmente têm um alto fluxo de movimentação de produtos. Diariamente itens entram e saem, o que gera bastante trabalho. Além disso, há a preocupação em mantê-los devidamente organizados, já que essas demandas influenciam diretamente na dinâmica de trabalho desses locais.

Um estoque automatizado é a chave para lidar com todas as necessidades sem nenhum problema. O uso de um sistema torna as tarefas mais simples e permite que elas sejam executadas com praticidade. A riqueza de informações e a automação dos dados interferem diretamente na qualidade do trabalho logístico.

Tudo fica mais prático se puder ser feito na tela de um computador. O modelo de planilhas tem a sua eficiência e importância, porém, ele está aquém do que a tecnologia oferece atualmente. Soluções automatizadas estão menos propensas a erros, especialmente por conta do fator humano, o que é totalmente compreensível.

Os 4 motivos para adotar um sistema de controle de estoque

O sistema de controle de estoque traz benefícios concretos que podem ser observados e aproveitados no cotidiano de uma empresa. A seguir, confira os quatro principais e sua influência direta na logística do negócio!

1. Controle em tempo real

Um estoque digitalizado permite um controle amplo e detalhado em tempo real, ou seja, enquanto o expediente ocorre. Durante o dia, a chegada e a saída de itens mexe diretamente com os níveis de produtos e essa atualização deve acontecer com precisão. Agora, imagine registrar essas mudanças de maneira mecânica?

As planilhas são ferramentas totalmente suscetíveis a erros, especialmente quando as compras são grandes. Ter que registrar itens um a um gera um imenso trabalho mecânico. Basta um segundo de desatenção e os registros são feitos de forma equivocada.

Em um sistema, adicionar novos volumes é uma atividade feita de maneira automática. Apenas um comando cadastra centenas de unidades de uma só vez. O mesmo acontece com a saída dos itens, evitando qualquer engano no controle do estoque.

2. Baixa incidência de erros

A automatização e a transparência dos sistemas interferem diretamente na redução de erros. Um acontecimento muito comum é vender produtos além do que sua empresa tem no estoque. Isso pode acontecer a partir de 2 falhas: cadastros errados em relação ao número de itens ou controle ruim de saída dos produtos.

Nas duas ocasiões, a ausência de uma solução automatizada é um dos principais fatores responsáveis pelo engano. A longo prazo, a incidência desse erro gera problemas com clientes, fornecedores e, principalmente, prejuízos financeiros.

Os sistemas também ajudam no controle de perdas em relação a produtos perecíveis. Com o devido registro da data de entrada, pode ser feito um trabalho para que eles deixem o estoque no tempo certo. Assim, é possível vender todos os itens e não ter que arcar com nenhum custo a mais.

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3. Integração de processos

Os processos logísticos precisam sempre se manter integrados com toda a empresa. Isso se dá por meio de uma comunicação direta, por exemplo, com o setor financeiro. A necessidade de troca de informações entre esses departamentos é frequente. As demandas são feitas dinamicamente quando esse contato é direto e simplificado.

Por exemplo, quando uma venda é realizada, o setor financeiro é notificado por conta do recebimento dos valores. Um sistema automatizado emite essa informação diretamente ao estoque, que já começa o processo de separação. A integração gera mais agilidade e torna o processo logístico simples e livre de burocracias.

Um ponto de destaque é que essa troca de informações acontece sem a intervenção de nenhum colaborador. Todo o processo automático interfere positivamente na produtividade da empresa. Enquanto isso, colaboradores podem direcionar seus esforços para demandas estratégicas, que exigem maior envolvimento.

4. Transparência no estoque

Cuidar de um estoque e entendê-lo não são tarefas simples. Uma grande variedade de produtos somada a um volume alto de itens pode gerar confusão. Quando esse controle é feito manualmente, o problema é iminente. O sistema automatizado é uma ferramenta que, antes de tudo, traz transparência.

Com ele é possível saber exatamente o que a empresa tem, em quais quantidades, quando os produtos deram entrada e onde estão localizados. Algumas empresas têm almoxarifados de grande porte, o que demanda um controle ainda mais preciso. Sem a ajuda de um recurso digital, essa clareza fica muito prejudicada.

O entendimento amplo do estoque só é possível por meio de um sistema voltado a ele. O alto nível de detalhamento favorece uma gestão transparente e com informações mais claras e confiáveis.

O que considerar antes de escolher uma ferramenta

O sistema de controle de estoque pode ser muito útil para qualquer empresa, no entanto, a escolha deve ser feita da maneira certa. É fundamental considerar alguns aspectos antes de definir o melhor software para o seu negócio. Além de parâmetros comuns, alguns diferenciais podem ser muito úteis para determinadas empresas.

Bom custo-benefício

O investimento deve ter um retorno adequado. Não é simplesmente optar pelo software mais caro ou mais barato. Uma boa escolha é por um sistema que equilibre funcionalidades ideais com um valor que seja compatível e, principalmente, caiba no orçamento da empresa.

Adaptabilidade à empresa

As demandas da sua empresa devem ser atendidas plenamente. Cheque se o sistema é capaz de proporcionar todas as facilidades que o seu negócio precisa. Só assim ele será realmente útil. Alguns até mesmo permitem personalizações, o que pode ser interessante.

Fácil implementação

Um novo sistema pode levar um tempo para o total controle dos colaboradores. Entretanto, é importante que esse período de implementação e adaptação seja curto. Isso interfere diretamente na produtividade e pode se tornar um problema em softwares complexos demais.

Suporte adequado

Em diversos momentos, desde a implementação até o uso cotidiano, o suporte por parte do fornecedor pode ser necessário. Antes mesmo de escolher o sistema, entenda qual é o nível desse apoio oferecido. Quanto maior e mais profundo, maiores a chances de contar com um produto sem ter nenhum problema.

Agora você já sabe o quão importante é contar com um sistema de controle de estoque. Aproveite as vantagens que essa tecnologia proporciona e otimize o cotidiano logístico na sua empresa.

A Rhede Sistemas tem a solução de gestão de estoque ideal para o seu negócio. Entre em contato conosco e saiba mais!

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