Como fazer e analisar os relatórios de vendas da sua empresa

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Melhorar o desempenho do negócio e, consequentemente, a lucratividade é o sonho de todos os empresários. Uma forma de realizar isso é com um relatório de vendas, que mostrará indicadores e detalhes do que está dando certo ou errado nas suas ações, conforme o objetivo determinado na organização.

Apesar dessa grande vantagem, muitos profissionais de venda elaboram esse documento erroneamente, acreditando que é preciso ter muitas informações, até mesmo as desnecessárias. Isso torna a leitura maçante e traz confusões para quem estuda o caso.

Por outro lado, existem aqueles que não têm recursos tecnológicos ou conhecimento para desenvolver um relatório com dados relevantes, levando a uma apresentação pobre e “enchendo linguiça”.

Se você quer saber mais sobre o relatório de vendas e como ele realmente pode ajudar no seu dia a dia empresarial, continue lendo este artigo. Você conhecerá as vantagens desse instrumento e como fazê-lo e analisá-lo. Boa leitura!

Qual a importância dos relatórios de vendas

Não basta fazer relatórios de vendas apenas para mostrar dados para os seus supervisores. Desenvolver uma apresentação do desempenho de vendas não se trata de uma obrigação que será arquivada posteriormente sem nenhum estudo.

O que muitos não compreendem é que o relatório é um instrumento indispensável para auxiliar a tomada de decisões dos gestores por meio de uma avaliação da situação comercial atual do empreendimento, com dados reais. Dessa maneira, em geral, esse documento identifica os pontos que devem ser melhorados e os que precisam ser preservados.

No entanto, um relatório de vendas deve ser direto, sem meias palavras ou informações excessivas e irrelevantes. A partir disso, você consegue mostrar à sua equipe, baseado em fatos, o que é crucial para o sucesso e, assim, fazer com que eles invistam o seu tempo e esforços nesses aspectos para alcançar as metas.

Como fazer e analisar um relatório de vendas

Por ser, muitas vezes, considerado uma burocracia dentro das empresas, os responsáveis pela elaboração do relatório de vendas não sabem como fazê-lo de forma correta e, por consequência, os dados analisados podem não ser realmente importantes, o que acaba atrapalhando o caminho para atingir os objetivos reais almejados pela empresa.

Pensando nisso, existem alguns fatores que devem ser levados em consideração na hora de fazer o seu próprio relatório. Para saber cada um deles, continue com a leitura a seguir.

Definição de um objetivo claro

Traçar objetivos é importante para que possa ser definido um modelo do instrumento de dados. Dessa forma, a finalidade pode ser muitas, como analisar o CAC (Custo de Aquisição de Clientes), a produtividade de um certo setor, o ROI (Retorno Sobre Investimento), entre outras, a depender das suas necessidades.

Operacionalização do relatório

Variando de acordo com a necessidade do seu negócio e do modelo escolhido, é recomendado fazer relatórios diariamente. Entretanto, realizar isso manualmente pode ser bastante cansativo, ainda mais se for o caso de uma distribuidora, onde há inúmeras métricas para serem observadas.

Por isso, é aconselhável utilizar um software, como o ERP (Enterprise Resource Planning) para lançar os dados automaticamente, centralizando as informações e gerando indicadores de forma rápida e instantânea.

Estabelecimento de métricas

Essas informações ajudarão o acompanhamento da performance da organização, com o intuito de otimizar os processos e identificar as falhas atuais ou futuras. Algumas sugestões para incluir no relatório são o número de vendas, o valor total delas, ticket médio, produtos mais vendidos, produtividade por vendedor etc.

Dados, como o ticket médio, guiarão você a entender a quantidade média de quanto cada cliente gasta na sua empresa, possibilitando oferecer descontos para que essa taxa aumente, por exemplo. Já as informações de produtividade por vendedor permitem gerenciar as comissões e desempenho do seu time. E para analisar essas informações mais rápida e facilmente, podem ser incluídos gráficos e tabelas.

Quais as vantagens de analisar os relatórios de vendas

Quando analisamos dados, transformamos determinados elementos em um conjunto de conhecimentos, que serão estudados e compreendidos para identificar gargalos ou problemas nas operações. Com isso, é possível otimizar processos, diminuindo o retrabalho, centralizar e automatizar ações, como a de estoque, acompanhar os funcionários externos e internos etc. Para saber melhor sobre essas vantagens e outras, confira a seguir.

Otimização de processo

Com um relatório de vendas, a gestão consegue entender melhor os processos e analisar os problemas que poderão ocorrer em cada um. Por exemplo, se for observado um obstáculo no processo de vendas, é possível identificar em que etapa do funil de vendas está ocorrendo e se isso está ligado a um vendedor ou à equipe.

Para evitar a coleta de informações complexas, é interessante utilizar a ferramenta de BI (Business Intelligence), para explorar os dados e simplificá-los. Isso viabiliza a neutralização dos incidentes rapidamente, visando o aumento das vendas.

Melhoria de desempenho

Nos últimos tempos, toda equipe de vendas de sucesso está relacionada a análises para impulsionar suas ações na hora de vender. Nesse sentido, o relatório no planejamento de vendas se baseia em resultados reais.

Nesse cenário, as empresas têm combinado cada vez mais as informações sobre as vendas, seus clientes e a produtividade dos seus vendedores para entenderem quais os pontos são responsáveis pelo êxito. É por meio dessas avaliações que são descobertos os colaboradores de desempenho diferenciado e, dessa forma, é possível encaminhá-los para atender seus melhores clientes ou os mais exigentes.

Redução de custos

Com uma visão ampla das informações da empresa, também podem ser visualizados os gastos do estoque ou da demanda, por exemplo. Dessa maneira, o gestor pode ter um controle maior dos seus investimentos, com base no planejamento de recursos, fluxo de caixa e inventário.

Já explicamos aqui que não interessa apenas amontoar números para apresentar na reunião de trabalho e ficou claro que um relatório de vendas realmente ajuda na gestão empresarial em todos os níveis operacionais. Isso porque esse instrumento aprofunda conhecimentos e potencializa os resultados.

Agora que você entendeu o ponto principal, entre em contato com a gente para saber mais sobre nossas soluções de relatórios automatizados que facilitarão seu dia a dia!

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