Se você é gestor de uma empresa, com certeza, já ouviu falar sobre os sistemas ERP para distribuidoras, seja em um blog corporativo sobre gestão, seja em um diálogo com algum amigo empreendedor.

Essa tecnologia proporciona a maximização dos lucros e, consequentemente, a redução de gastos excessivos, além de otimizar as rotinas empresariais. Isso porque há um grande volume de informações detalhadas e claras, que permitem uma supervisão mais completa de todos os setores do negócio, facilitando o desenvolvimento de estratégias mais certeiras para atingir as metas.

Existem ainda alguns componentes essenciais de um sistema ERP para empresas do segmento de distribuição, que consideram a correria do dia a dia organizacional e criam mais oportunidades de crescimento para o negócio.

Por esses motivos, muitas distribuidoras e atacadistas reconhecem essas e outras vantagens ao terem um sistema ERP automatizado. Mas você sabe quais são os componentes que proporcionam toda essa agilidade e facilidade? Trataremos disso e muitos outros aspectos sobre esse recurso neste artigo. Boa leitura!

O que é um ERP?

Primeiramente, é necessário compreender o real significado de um ERP. Em seu sentido primário, esse sistema significa Enterprise Resource Planning (ERP) ou, em português, Planejamento de Recursos Empresariais.

Levando para sua parte mais funcional, é um ou um conjunto de softwares, que funcionam para automatizar a gestão empresarial, desde as operações mais rudimentares até os níveis estratégicos de um negócio, passando por tudo, inclusive, as declarações fiscais obrigatórias, que são um problema comum entre os empresários de uma distribuidora ou atacadista.

Esse sistema de informação dispõe de vários elementos relacionados e diferentes entre si, os quais coletam, manipulam, armazenam e propagam esses dados em uma plataforma, fornecendo também mecanismos de feedback.

Como funciona um sistema ERP?

Geralmente, esses sistemas de integração são divididos em vários módulos, como o de compras, financeiro, vendas, estoque e outros. As informações contidas ali são compartilhadas em tempo real para quem precisa delas.

Assim, uma matriz que tenha mais de meia dúzia de filiais consegue controlar todas elas simultaneamente. Um exemplo disso seria a questão do estoque. Nesse caso, o ERP faz um cálculo automático à medida que as vendas são feitas e, então, identifica e mostra quais itens devem ser comprados para reposição em determinada loja, evitando perda de mercadorias ou conflitos pela falta delas.

Em uma empresa, além da unidade de estoque, podem ser tratadas questões de compras, com a exibição de matérias-primas e itens de insumos que devem ser comprados, quais os melhores fornecedores, condições de preço etc. Em vendas, são geridos os históricos de interação entre vendedores e clientes, os valores cobrados de cada produto, as formas de pagamento, descontos dados e mais.

Há ainda a parte financeira, que pode ser considerada a mais complexa, uma vez que engloba o fluxo de caixa da empresa, planejamento financeiro, investimentos, patrimônio, parcerias com bancos, entre outros fatores. Além disso, existe a parte contábil, que tem o balancete, as notas fiscais, impostos etc.

Se você acha que é apenas isso que compõe um ERP, está enganado. Ainda tem a produção dos produtos, mostrando quais foram desenvolvidos, em que período e quais insumos foram necessários para isso. Não podemos nos esquecer também da logística, que pode integrar com transportadoras, caso essa parte seja terceirizada, para obter prazos e valores.

Qual a importância de um ERP para distribuidoras?

Nos últimos anos, a adoção de sistemas integrados é cada vez mais comum em organizações de diferentes portes e segmentos. Isso acontece porque lidar com um grande número de informações de forma manual é complicado e exige cuidado, principalmente, para os distribuidores e atacadistas, que se deparam sempre com enormes desafios em seu dia a dia.

Considerando isso, essas ferramentas diminuem os erros cometidos constantemente por colaboradores em registros, que, muitas vezes, são feitos em planilhas ou outros processos manuais. Desse modo, o sistema consegue informar imediatamente quando algum dado está errado, viabilizando a correção antes de ser tornar um problema ainda maior.

Como visto, um ERP torna sua empresa mais rentável e escalável, mas não só isso. Com todos os setores integrados, há um controle muito maior do que sai e entra, possibilitando visualizar quais pontos devem ser melhorados ou que servirão como partida para traçar novas estratégias de vendas.

Além disso, por ser modular, é possível contratar somente os módulos que realmente interessam para seus processos. Isto é, não basta apenas ter um ERP — é preciso pesquisar por sistemas que atendam realmente à necessidade da sua empresa.

Quais as vantagens de contratar um sistema de integração?

Pelo seu significado, a maneira como funciona e sua importância, já dá para compreender alguns dos diversos benefícios que um sistema integrado traz. Mas, se você ainda não está convencido sobre por que deve implementar um software ERP na sua empresa, confira a seguir as principais vantagens que separamos para mudar o seu pensamento de vez.

Transparência da informação

As informações são praticamente o motor de todas as ações da organização. Por isso, devem estar visíveis, divididas em seções e compreensíveis para quem as utilizará.

Contar com dados padronizados e em tempo real é um fator essencial para garantir o alinhamento das operações. Devido a isso, com um ERP para distribuidoras, as informações são passadas com mais transparência, já que não são trancadas a sete chaves, como acontece em planilhas. Dessa maneira, é promovida uma melhor comunicação entre os colaboradores.

Esses dados transparentes são disponibilizados em dashboards nas áreas que interessam a outros setores, mostrando para os incumbidos de cada função tudo — ou quase tudo — que está acontecendo de forma instantânea.

Redução do retrabalho

Com as planilhas, é preciso refazer o trabalho várias vezes e por diferentes departamentos, para que, nesse processo manual, não haja nenhum erro que possa prejudicar a empresa. Ao contrário disso, com um sistema ERP, todo esse retrabalho não se faz mais necessário, visto que as informações seguem diretamente para as unidades correspondentes, sem precisar repetir várias vezes.

Desse jeito, o gestor consegue identificar qual setor tem baixo desempenho por meio de uma avaliação de como os funcionários executam suas tarefas ou outros aspectos que possibilitam alcançar a melhor performance.

Um mapeamento enxuto de todas as etapas permite que o empreendedor realmente consiga eliminar fatores que não estejam no caminho certo, sem comprometer a produtividade de todas as áreas, assim como a qualidade dos seus produtos e/ou serviços.

Integração entre departamentos

Por unir todas as áreas, os gerentes e coordenadores conseguem tomar decisões rapidamente, já que ambos têm uma visão ampliada das demandas internas e externas, sem precisar consultar planilhas. Na prática, isso significa que é possível manter todos os processos em conjunto, sem entrada de dados duplicados e redundâncias desnecessárias.

Por exemplo, o setor de marketing pode ter acesso às informações de vendas sobre um determinado produto ou o número de mercadorias armazenadas para traçar as melhores estratégias. O mesmo vale para a logística, que também pode acessar o módulo de vendas para preparar caminhos com segurança.

Visão consolidada de vários canais

Uma distribuidora tem diversos meios para ofertar seus produtos aos clientes, desde o ponto físico até um e-commerce, por exemplo, e lidar com todos simultaneamente é bastante desafiador, principalmente, em questão de estoque.

Assim, ter acesso aos dados de todos os setores evita que um produto seja vendido duas vezes ou que uma mercadoria seja comercializada sem estar disponível, prejudicando a imagem da marca. Nesse sentido, um vendedor externo pode consultar de qualquer lugar e hora se um produto realmente pode ser vendido.

Além dessas vantagens citadas até aqui, existem muitas outras que farão você implementar hoje mesmo um ERP para distribuidores. Isso porque um sistema integrado potencializará seus resultados e pode ser sinônimo de crescimento organizacional.

Quais os 7 componentes essenciais de um ERP para distribuidoras?

Toda empresa precisa contar com tecnologias que atendam às suas necessidades, com intuito de reduzir custos extras e lucrar mais, considerando que um programa mais avançado pode sair caro se o seu objetivo é gerenciar apenas algumas partes de um processo.

Por isso, investir em uma solução de Enterprise Resource Planning é cada vez mais um grande diferencial competitivo.

Se você ainda não está convencido de que adquirir um sistema integrado trará ainda mais oportunidades para seu negócio, mostraremos a seguir por que o investimento em um ERP é indispensável para sua distribuidora.

1. Integração entre departamentos

Muitas marcas não utilizam nenhum sistema para unificar todos os canais existentes, o que acaba resultando em erros, os quais podem ser cometidos pelos responsáveis das funções, que não saberão quais decisões devem ser tomadas.

Um ERP cruza as informações de todos os setores de uma organização e armazena esses dados em uma única plataforma, tornando a comunicação mais clara e sem interrupção. Para a rotina das distribuidoras, isso quer dizer mais velocidade e confiabilidade na troca dessas mensagens, já que a falta de um produto em estoque emitirá, automaticamente, um alerta para os fornecedores, sem a necessidade de realizar esse pedido manualmente.

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Com isso, todos os funcionários, tanto internos quanto externos, conseguem ter uma visão ampla e correta do que está acontecendo naquele momento em outro departamento, que pode influenciar de forma direta o seu.

2. Desenvolvimento de relatórios

Relatórios indicam problemas e falhas nos processos e, por esse motivo, um sistema ERP para distribuidoras é essencial, pois, além de completo, contém informações que facilitam a gestão, para tomada de decisões, investimentos, otimização de etapas, entre outras ações.

Para mensurar os resultados desses relatórios, são utilizados indicadores comerciais. Esses KPIs analisam o desempenho das vendas externas e internas, identificando como seu time está indo, qual o número de transações realizadas, taxas de conversões, ticket médio, descontos e outros elementos.

A partir dessa descrição detalhada, o gestor terá acesso ao andamento das estratégias, do seu time, das vendas, compras e muitas outras coisas. Assim, a solução dos problemas detectados pode ser viabilizada rapidamente, o que permite manter a empresa no caminho traçado em seu planejamento estratégico.

Para aplicar gestão nos números encontrados, o planejamento de recursos da empresa conta com códigos implícitos nas tecnologias de Business Intelligence e Big Data, que encontram informações importantes em meio a um volume muito grande de dados, exatamente o que uma distribuidora necessita.

Isso favorece as ações que devem ser feitas, já que existem diversas perguntas para um empresário tomar certas decisões, as quais podem influenciar e refletir um período inteiro de fracasso ou sucesso. Por isso, sem uma base de conhecimentos sobre seu negócio, é impossível responder a todas essas questões sozinho e de forma efetiva.

3. Emissão de arquivos fiscais

A tributação é fundamental para as distribuidoras ou atacadistas, e suas questões devem ser consideradas, visto que a quantidade excessiva envolvida implica altos tributos, que devem ser acompanhados constantemente.

Com o intuito de reduzir custos com o pagamento de arrecadações governamentais, é interessante elaborar um planejamento tributário. Para realizar isso, são requeridos conhecimentos sobre as leis aplicadas à empresa, aos prazos e outros componentes que formam a prestação de informações ao Fisco.

Além de pagar impostos, é vital cumprir as exigências dos órgãos de fiscalização. Devido aos inúmeros encargos que incidem sobre as atividades, um sistema ERP possibilita melhor visualização e controle sobre isso tudo.

É por meio da ferramenta SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) que essa organização de dados acontece e é repassada ao Fisco, diminuindo o número de fraudes.

Esse recurso é dividido em blocos, em que o bloco K, por exemplo, mapeia todo o processo produtivo de vários itens, o que garante a declaração de que aquilo que é matéria-prima está sendo utilizado, de fato, no produto, entre outros aparatos.

Enfim, existem muitos softwares que permitem a integração com o SPED Fiscal, o que resolve seus problemas com o Fisco de maneira bem ágil, já que é possível acompanhar seu estoque físico e declarado em tempo real, evitando a tentativa de sonegação e deixando a imagem da sua marca intacta.

Ainda podemos ressaltar a importância das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), que são documentos digitais, emitidos e guardados eletronicamente, referentes a alguma operação de comercialização de produtos ou prestação de serviços.

Elas podem ser integradas em um sistema ERP, que envia para o SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e ainda emite o DANFE acompanhado com a mercadoria para o cliente.

4. Controle dos atendimentos

É preciso organizar todos os chamados dos seus clientes, pois consumidores insatisfeitos com o modo como são tratados tendem a falar negativamente da sua empresa. Nesse módulo, você terá acesso ao histórico de atendimentos, estatísticas e qual o responsável pela negociação ou suporte. Assim, conseguirá atender rapidamente às questões negativas.

A partir desses dados, é possível saber as principais dúvidas, sugestões ou problemas que seus clientes estão tendo com os produtos da empresa e, então, melhorar processos ou encaminhar de forma rápida suas necessidades para os setores que podem solucionar. Isso reduz o tempo de espera dos consumidores e garante a satisfação deles.

5. Gestão de pessoas

Além de atender os clientes de forma precisa, se faz necessário acompanhar as questões relacionadas aos colaboradores. Todas as informações referentes aos salários, remunerações, benefícios e avaliações de performance podem ser integradas em um sistema ERP. Dessa forma, a organização cumpre os requerimentos legais das jurisdições e outras autoridades.

Fora essas questões mais burocráticas, um software integrado motivará seus funcionários, tornando-os mais contentes e valorizados dentro das suas áreas, uma vez que desempenharão atividades mais estratégicas. Tudo isso devido ao fato de que eles não precisarão realizar tarefas administrativas pouco significativas e demoradas.

Por meio de um planejamento de recursos da empresa, ainda é possível visualizar a queda de serviços de um departamento por falta de profissionais capacitados ou funcionários desmotivados.

A partir disso, você pode investir na qualificação deles, por meio de treinamentos adequados ou recorrer à gamificação, já que muitos ERPS contam com recursos para acumular pontos e trocar por premiações à medida que os colaboradores alcançam os resultados estipulados.

6. Controle logístico

O que você faria se não conhecesse o que tem no seu estoque em tempo real? Com certeza, entraria em conflito com seus clientes devido à falta de produtos e com a reposição lenta deles, ou precisaria fazer promoções para vender grandes quantidades adquiridas. Isso porque não há informações do que entra e sai da empresa, ou a aquisição de produtos é motivada pelo medo de que ocorra a primeira situação citada acima.

Vale salientar que o controle logístico não está ligado apenas ao aspecto do estoque, mas também às formas de evitar gastos, seja com transporte, seja com retrabalho. Dessa forma, um sistema que integre desde a roteirização até a certificação das entregas é muito viável e importante, pois evita problemas com fluxo de caixa pela compra de enormes quantidades de produtos que ficarão armazenados por muito tempo.

Quando todo esse controle é dinâmico e flexível, dá à empresa mais um diferencial competitivo frente aos concorrentes atuais e futuros. Isso devido ao fato de a margem de lucro das distribuidoras não ser muito grande em vista de preço e prazo. Por isso, com um processo logístico eficiente, esse aspecto pode ser contornado.

Ainda pela complexidade logística, as perdas em uma distribuidora ainda representam um índice muito elevado. A origem disso pode vir de perdas administrativas, comerciais, de produtividade, financeiras e/ou operacionais. Para controlar isso da melhor forma, é importante fazer uma gestão de perdas.

7. Gerenciamento de produção

Basicamente, a gestão de produção objetiva orientar todo o processo referente a esse aspecto, desde a compra de matéria-prima até a finalização de um produto, o que chamamos de inputs e outputs. Ou seja, diversos aspectos são integrados na plataforma ERP, que passam pelo planejamento, controle e execução dos produtos.

No planejamento, são definidos pontos como a compra dos materiais, as horas de atividades, espaço para armazenamento e mão de obra qualificada — tudo isso com base no capital de giro da empresa. No controle, são monitoradas todas as ações definidas até então para que nada saia errado, ou para solucionar falhas, se necessário. Já na parte de execução, como o nome já diz, é a realização em si das etapas elaboradas.

Vale ressaltar a importância do planejamento, mais especificamente, o de compras. Considerando o volume e frequência de consumo, os insumos adquiridos pela organização devem ser mapeados para que haja uma programação de compras. Isso garante que os departamentos otimizem suas atividades para evitar excesso ou escassez dos insumos no estoque. Logo, haverá uma redução de custos.

Tratando de todos esses pontos, a saúde da sua produção se mantém estável, além de garantir que todos os passos sejam realizados sem interferências, o que pode ser considerado a chave para uma gestão de processos mais bem-sucedida.

Como implementar um ERP de qualidade?

Atualmente, existem muitos fornecedores de softwares no mercado e, além disso, há diversos sistemas diferentes. Então, como encontrar um ERP adequado ao meu negócio e que não me deixará na mão?

Primeiramente, é necessário entender quais são as suas necessidades e, assim, buscar ferramentas completas que atendam a essa demanda. Após isso, procure por referências na internet sobre empresas que oferecem esse tipo de solução e avalie as melhores opções de custo-benefício.

Para fazer essa avaliação, considere o suporte oferecido pelo fornecedor. Ou seja, como ele lida com os problemas de outros clientes, qual o tempo médio para resolver e em quais canais está presente, além do horário de funcionamento.

Partindo disso, um bom software integrado ajudará sua empresa a crescer no cenário em que atua, em vez de regredir com um sistema falho, antiquado, engessado ou que não atenda realmente às suas expectativas.

Para facilitar sua pesquisa em procura do melhor sistema ERP para distribuidoras, conte com uma empresa que tenha um bom tempo de atuação no mercado e disponha de excelentes programas, com suporte adequado e personalizado, com o intuito de fazer seu negócio prosperar de verdade.

Enfim, agora que você já sabe o que é um sistema de planejamento de recursos, como funciona, seus componentes e a importância dele, assine a nossa newsletter e receba em primeira mão nossas atualizações e conteúdos com as tendências de gestão de negócios!

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