Soluções para integrar, organizar demandas e dar suporte à gestão e tomada de decisões são cada vez mais comuns no mundo corporativo. Após a escolha, a implantação de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) é a etapa que mais exige cuidados.

Esse processo inicial depende, primeiramente, de uma avaliação prévia. Após isso, é importante entender as condições da empresa para receber o novo ERP, desde a detecção de suas necessidades até a avaliação do investimento.

Neste post, você saberá como fazer uma implantação sem problemas para a sua empresa. Portanto, continue a leitura e veja o que avaliar, como proceder e passar por essa etapa sem dor de cabeça!

O processo de implantação do ERP em etapas

A qualquer momento, ao perceber como boas vantagens podem ser colhidas, uma empresa pode decidir realizar a implantação de sistemas ERP. No entanto, essa é uma escolha que requer cuidados básicos a fim de garantir desempenho.

Não basta simplesmente contratar um serviço aleatoriamente, afinal, as empresas têm diferentes necessidades e limitações financeiras e o mercado oferece vários prestadores de serviço. Assim, uma implantação sem dor de cabeça só acontece com o cumprimento de etapas básicas que você confere a seguir.

Planejamento da implantação

O planejamento começa na avaliação da situação atual da empresa: como um sistema de gestão ERP poderia ser realmente útil às atividades. A partir disso, é possível entender por onde caminhará todo o processo de implantação. Cada companhia tem um segmento, e isso faz com que as demandas variem.

Empresas menores, por exemplo, podem necessitar de menos módulos, enquanto grandes companhias precisam de ERPs completos. Todas essas particularidades guiarão não só a escolha, mas também o planejamento financeiro e as mudanças que serão realizadas. Com tudo pensado, é hora de dar os próximos passos no processo.

Avaliação do fornecedor

Com o planejamento definido, é hora de buscar quem pode oferecer o que a sua empresa precisa. No mercado há muitos fornecedores, todos com diferentes qualidades de soluções e preços distintos. Sendo assim, você precisa considerar alguns detalhes antes de avaliar essa empresa como:

• feedback de usuários;
• credibilidade no mercado;
• custo-benefício do ERP;
• funcionalidades e módulos oferecidos.

Um fornecedor competente para o seu negócio nem sempre será o líder do mercado ou aquele mais reconhecido. Cada caso tem suas exigências, e a sua análise antes da escolha deve observar como o ERP dessa empresa consegue entregar tudo o que o seu negócio precisa.

Entendimento do sistema

O entendimento da solução é uma das etapas mais importantes da implantação de sistemas ERP. Essa interface, suas funcionalidades e comandos serão utilizados a longo prazo pelos colaboradores, então é importante que tudo seja de fácil operação.

A empresa deve avaliar como funciona o ERP e se ele realmente será uma boa ferramenta no cotidiano de trabalho. Essa espécie de teste ajuda a tomar a decisão em relação às possíveis dificuldades que serão encontradas no dia a dia. A partir disso, uma análise mais profunda pode ser tomada diante desse contato prévio e do entendimento do que esperar da solução.

Estudo de viabilidade financeira

A implantação de sistemas ERP também está relacionada ao investimento necessário para ter o software. Esse é outro ponto muito particular e que a empresa deve avaliar profundamente. A viabilidade financeira é o que conduzirá qual fornecedor será escolhido, além da amplitude de funções do sistema.

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O ERP nunca será um sistema totalmente fechado, ou seja, a empresa contrata e precisa se adaptar inteiramente ao software. A maioria deles é implantado com mais ou menos módulos, de acordo com o que o negócio necessita. Essa variação gera custos proporcionais, então, é importante fazer um estudo prévio sobre o custo.

Início da implantação

Depois de decidir qual será o prestador e entender os custos, é hora de começar a parte operacional da implantação. Nessa etapa, a empresa fornecedora do sistema tocará toda a transição no escritório do cliente, fazendo todo o processo tradicional. Assim, rapidamente o ERP poderá ser usado pelos funcionários.

Cabe à contratante fornecer todo o suporte para que esse processo seja o mais rápido possível. Isso é fundamental para que menos equipes fiquem sem produtividade em níveis adequados nessa transição. A implantação depende muito do dinamismo nessa fase final, para não atrapalhar o negócio estrategicamente.

Treinamento dos colaboradores

Após implantar o sistema, o fornecedor deve garantir que ele seja utilizado de forma correta e para que não haja dúvidas por parte dos colaboradores. Para isso, os treinamentos e palestras são indispensáveis, afinal, por mais que eles demandem tempo, são a garantia de que todos absorverão pontos básicos.

Antes mesmo da contratação, questionar sobre como será esse treinamento é parte importante do processo. A empresa deve se certificar de que o fornecedor terá comprometimento mesmo depois do sistema contratado. O mesmo deve ser checado em relação ao suporte, serviço fundamental na continuidade e uso do ERP.

Os erros que devem ser evitados

A implantação de sistemas ERP, além de seguir as etapas que você viu, também precisa evitar alguns erros básicos. Muitos deles são tão recorrentes que é possível listá-los, veja os principais a seguir e entenda quais são as consequências eles podem gerar no seu planejamento diante de uma solução de ERP.

Esquecer da escalabilidade

Sua empresa tem perspectivas de crescimento? Se sim, o ERP escolhido precisará acompanhar o volume de informações e de trabalho. Não deixe de escolher um fornecedor que garanta a escalabilidade da solução, ou seja, a capacidade de atender as demandas mesmo com a ampliação do negócio.

Negligenciar a segurança do ERP

A segurança é um ponto muito importante, especialmente para empresas que lidam com dados de clientes. São materiais particulares e, no caso dos dados da organização, estratégicos que devem ser preservados, além de informações fiscais. Portanto, procure saber sobre quais são as tecnologias e padrões de segurança do ERP escolhido.

Deixar de pesquisar sobre o fornecedor

Na implantação de sistemas ERP, um fornecedor de confiança é fundamental. Por isso, na fase de planejamento, faça uma ampla e detalhada pesquisa sobre a empresa. Isso garante que a escolha será por um fornecedor sério, que oferece uma solução de qualidade e que, principalmente, tenha um suporte adequado.

Transição parcial de sistemas

Evite a qualquer custo permitir que o antigo sistema ainda se mantenha ativo para os colaboradores. O motivo é simples: alguém poderá se acomodar com a interface e as práticas antigas, atrapalhando a transição. É preciso garantir que a mudança seja completa, sem que o colaborador siga usando a plataforma anterior.

Deixar de garantir um ERP que se atualize

O ERP precisa ter suporte a atualizações automáticas frequentes. A tecnologia evolui a cada momento e isso significa otimização do sistema utilizado. Além disso, a atualização também renova os parâmetros de segurança a evita qualquer problema dessa ordem.

A implantação de sistemas ERP é um processo que requer muito planejamento. Só assim sua empresa terá a garantia de trabalhar com uma plataforma realmente útil e segura ao seu negócio.

A Rhede Sistemas tem a solução ideal de ERP para as necessidades da sua empresa. Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar o seu negócio.

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