Como funciona um ERP? Descubra aqui!

5 de agosto de 2019

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Muitos profissionais se enganam ao pensar que basta apenas implementar um sistema de gestão na empresa e todos os seus problemas estarão resolvidos. Afinal, essa tecnologia não se administra sozinha e, por isso, é necessário entender como funciona um ERP no dia a dia.

O uso desse software no negócio representa mudanças que trarão resultados positivos para cada um dos departamentos e, sobretudo, para o faturamento organizacional. Isso porque, de maneira geral, os dados fornecidos servirão como um norte para realizar ações isoladamente, como no caso dos vendedores externos, que, sem o programa, não sabem o que está acontecendo em tempo real.

Por isso, o número de empreendimentos que adotam essa prática aumenta a cada ano, refletindo as suas necessidades. Neste post, explicamos mais sobre o assunto e como ele impacta na rotina empresarial. Se você quer entender melhor sobre essa solução, continue a leitura. Vamos lá?

Saiba o que é um sistema ERP

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou, em português, Sistema de Gestão Empresarial. Na prática, esse sistema integra as informações de todas as áreas de uma empresa com o objetivo de facilitar a comunicação entre elas, uma vez que os dados fornecidos são atualizados instantaneamente.

Como esse sistema dispõe de diversos elementos, ele coleta, manipula, armazena e divulga as informações em uma única plataforma, que também oferece mecanismos de retorno sobre os resultados das ações.

Entenda a importância de um ERP

Um software desse tipo é muito importante para os empreendimentos, pois viabiliza a tomada de decisão mais precisa por meio do registro de tudo o que está acontecendo. Isso diminui o tempo para resolver problemas e, ainda, descarta o retrabalho e a falta de exatidão nos processos, principalmente o de compras.

Tomemos por exemplo a comunicação entre o setor de vendas e o de estoque. A partir desse sistema de gestão, é possível organizar a emissão de pedidos, evitando confusões com os clientes no caso de o produto vendido não estar disponível. Desse modo, quando uma mercadoria acaba, automaticamente ela entra no programa como tal.

Além disso, um ERP é fundamental para algo muito temido pelas organizações: o sistema tributário brasileiro. Por ser complexo, muitos gestores perdem tempo tentando gerir isso manualmente. Entretanto, com um Sistema de Gestão Empresarial, há uma parametrização das regras, o que impede erros, diminuindo o trabalho para tratar dessa parte, e evita problemas com o Fisco, minimizando custos extras.

Conheça como funciona um ERP no dia a dia empresarial

O sistema ERP é dividido em módulos equivalentes a cada setor da empresa. Essas divisões são comuns a qualquer segmento, como contas a serem pagas, folha de pagamento, planejamento de compras, estoque etc.

Na rotina dos negócios, a integração entre esses departamentos acelera e padroniza todas as atividades, como nos recursos humanos, fluxo de caixa, produtividade, logística, entre outros. Para entender melhor o funcionamento do ERP na gestão de cada um, confira a seguir.

Controle do fluxo de caixa

Saber o que entra e sai da empresa é uma tarefa vital e não é segredo nenhum que isso envolve riscos quando feito manualmente, visto que os dados podem ser inseridos de maneira incorreta ou, até mesmo, não serem enviados por algum motivo, perdendo, assim, tudo o que já foi contabilizado.

Com um ERP, isso muda. Toda entrada de mercadorias é inserida no sistema para que o responsável pelas vendas saiba o que pode ser oferecido aos clientes. No mais, as compras realizadas também são informadas com o objetivo de realizar outras tarefas mais facilmente, como a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e).

Além disso, essas informações são disponibilizadas automaticamente para o setor jurídico ou fiscal a fim de realizar o cálculo dos impostos a serem pagos, por exemplo. Isso é de suma importância para conseguir maior segurança fiscal na organização.

Produtividade

Normalmente, cada área de um empreendimento trabalha isoladamente. Mas e se em vez disso todas começassem a funcionar em harmonia, possibilitando ações mais efetivas? Com um Enterprise Resource Planning isso é viável e aumenta consideravelmente a produtividade dos colaboradores, melhorando, inclusive, a qualidade dos serviços, o que torna a empresa mais competitiva.

É fato que esse sistema de informação melhora o fluxo de trabalho. Por isso, é essencial para empresas que precisam atingir seus objetivos em tempo limitado, uma vez que ele substitui o trabalho analógico e repetitivo, que muitas vezes leva a erros e redundâncias.

Recursos Humanos

A gestão de pessoas pode passar despercebida em muitas empresas, mesmo que sejam justamente elas que realmente fazem tudo acontecer. Por isso, o RH tem um peso muito grande dentro das estratégias organizacionais e otimizar seu funcionamento é primordial.

Mediante a adoção de um ERP, esse setor consegue acesso e pode compartilhar informações essenciais, entre elas os salários, os benefícios, as reclamações, as advertências e, até mesmo, as métricas de produtividade. Desse modo, os profissionais controlam os custos de pagamentos normais, assim como as despesas que foram feitas pela falta de um colaborador, repassando esses dados para os setores referentes a demissões e admissões.

Monitoramento da logística

O ERP funciona muito bem em todos os processos logísticos. Desde o pedido para um fornecedor, passando pelo armazenamento, até o envio para o cliente final, o software realiza todas as atividades sozinho.

Assim, quando um determinado produto chega em certa quantidade de unidades em uma distribuidora, o sistema realiza automaticamente um novo pedido ao fornecedor registrado com base no histórico de movimentações do negócio. Nisso, já são gerados outros pontos da transação, como o contrato, a NF-e e os impostos que devem ser pagos, agilizando todas as ações para a venda.

Em suma, um bom software de gestão auxilia muito a organização, tornando-a mais inteligente. De modo geral, esse sistema é um grande aliado para trazer mais competitividade para a empresa. Por isso, saber como funciona um ERP ajudará a potencializar os processos realizados nos principais setores.

Agora que você conhece os benefícios e a importância dos programas desse tipo, já pode começar a estudar sobre como implementar um ERP sem dores de cabeça na sua empresa.