Veja os passos de como mapear processos na sua empresa

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Toda empresa bem-sucedida tem, ao menos, algo em comum: organização. Sem esse princípio, torna-se difícil administrar questões como gestão financeira, produtividade e otimização do tempo e falhas podem gerar consequências graves para o seu negócio. Para evitar esse tipo de situação, é preciso entender como mapear processos, uma técnica essencial para garantir o sucesso.

O mapeamento de processos tem como objetivo registrar de forma padronizada todas as atividades da empresa. Essa ação permite que você entenda cada processo realizado, de maneira que seja possível identificar os pontos fortes e fracos da corporação.

Diante disso, elaboramos este artigo para explicar melhor o conceito dessa ferramenta, além de mostrar para você como fazer um mapeamento de processo em alguns passos. Confira!

O que é mapeamento de processos?

Dentro de uma empresa são realizados processos constantemente. Quer ver um exemplo disso? Quando você precisa contratar novos funcionários é necessária uma série de ações. Ou seja, é preciso definir o cargo, divulgar a vaga, selecionar os currículos, entrar em contato com os candidatos, fazer a entrevista, aplicar o teste, selecionar os mais adequados para, enfim, fazer a contratação.

Percebeu que nesse exemplo foi feito um mapeamento de processo? Além dessa situação, existem outras em que a técnica pode ser aplicada, como a sequência de etapas necessárias para alcançar um objetivo, entregar um produto, serviço ou até mesmo uma informação.

Dessa forma, o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial usada para identificar todas as partes envolvidas, as etapas e as decisões necessárias para alcançar um objetivo. Além disso, permite analisar e melhorar cada atividade da empresa, uma vez que é possível entender como funcionam na prática e, assim, verificar se estão atendendo às expectativas.

O mapeamento de processos é uma maneira eficaz de tornar compreensíveis todas as etapas necessárias de uma sequência de trabalho. Por meio dele, todos os envolvidos passam a ter uma visão geral da execução de cada atividade, facilitando a visualização do que pode ser aprimorado e a gestão do tempo.

Qual a importância do mapeamento de processos para a empresa?

Além da possibilidade de identificar o que precisa ser feito, fazer uso dessa ferramenta permite mensurar os processos da empresa, de forma que seja possível gerenciá-los com mais eficiência, facilitando qualquer decisão para aprimorá-los.

Com o mapeamento de processos é possível controlar todas as etapas necessárias dentro de uma empresa, permitindo melhorar os métodos de produção já existentes ou implementar novas estratégias. Além disso, essa ferramenta proporciona outras vantagens como:

  • identificar gargalos;

  • estimular os gastos;

  • eliminar tarefas desnecessárias;

  • reduzir os custos;

  • automatizar processos;

  • proporcionar mais agilidade e controle;

  • diminuir retrabalhos

  • estabelecer funções;

  • gerar mais transparência nos processos;

  • proporcionar maior satisfação do cliente.

Dessa forma, o mapeamento de processos consiste na implementação de metodologias e ferramentas capazes de identificar as etapas de produção exercidas pelos colaboradores e como elas se relacionam entre si. Nesse sentido, é possível visualizar, entender e priorizar soluções e problemas que, normalmente, passam despercebidos na rotina da empresa.

Qual o passo a passo para fazer o mapeamento de processos?

Antes de criar um mapeamento de processos, é preciso que todas as partes interessadas estejam presentes nessa etapa, pois é importante que todos estejam de acordo com os objetivos, os prazos e as funções estabelecidas. Feito isso, vamos para o passo a passo!

Trace os objetivos

Não há como chegar em um lugar se não se sabe para onde está indo. Sendo assim, é de extrema importância que você defina o que tem prioridade para sua empresa e, assim, estabeleça quais são seus objetivos e metas. Para auxiliar nessa decisão, existem ferramentas de gestão que podem ser bastante úteis nesse momento. Além disso, encontrar as respostas para as seguintes questões também pode servir como ajuda:

  • Por que mapear o processo?

  • Qual a sua importância?

  • Qual a sua função?

  • Quais são os riscos que envolvem esse processo?

  • Qual o tempo necessário para a sua conclusão?

  • Quem será beneficiado com esse processo?

Identifique os problemas

Nessa etapa, é preciso identificar quais são os problemas que precisam ser solucionados e os obstáculos e riscos desse processo, além de o que precisa ser melhorado e o que tem provocado essas falhas.

Estabeleça os limites

Os limites de um processo são os pontos extremos dele: início e fim. Sendo que o início é caracterizado pelo recebimento das entradas e, consequentemente, o término é determinado pelas entregas das saídas.

Saiba quais são as entradas e as saídas do processo

Entradas, ou “inputs”, são todos os elementos que podem ser modificados no decorrer do processo com o propósito de melhorar a cadeia produtiva.

As saídas, ou “outputs”, de um processo se referem à ação final dele, por isso, não se limita apenas a elementos físicos como um produto ou serviço, ou seja, ele pode ser de várias naturezas como dados, gráficos, tomada de decisão, metas e assim por diante.

Conheça os componentes do processo

Os componentes de um processo são os recursos que serão necessários para a sua realização. Ou seja, tudo que for usado para transformar as entradas em saídas é considerado um componente. Servem de exemplo energia, maquinário, ferramentas, materiais, metodologias etc.

Identifique os fornecedores

Se serão necessários componentes para a execução do mapeamento de processo, obviamente você precisará de um fornecedor. Dessa forma, existem dois tipos deles:

  • interno: quando os colaboradores da empresa são os responsáveis por entregar as entradas do processo;

  • externos: são empresas que prestam serviços de abastecimento de insumo, matéria-prima entre outros serviços.

Realize uma verificação no mapeamento

Com todas as respostas das etapas anteriores em mãos, o seu mapa ― que nada mais é do que a representação gráfica da sequência de atividades que vão formar seu processo ― já pode ser estruturado.

No entanto, após a sua estruturação, é importante que você mantenha cautela nas suas decisões e que respeite o tempo estabelecido para a evolução do processo. Além disso, é preciso que sejam feitas revisões regularmente, a fim de identificar qualquer falha que tenha passado despercebida.

Avalie a eficácia do processo

Após a conclusão do processo é ideal que todos os envolvidos façam uma avaliação de desempenho, a fim de verificar se tudo saiu como o esperado. Esse momento é importante para aprimorar o que não atendeu às expectativas e destacar o que deu certo, assim, criando processos cada vez mais eficientes.

Com base nessas informações, fica claro que saber como mapear processos é essencial para ajudá-lo a entender melhor todas as ações que compõem a sua empresa. Por isso, trata-se de um procedimento que deve ser repetido sempre que for concluído. Assim, é possível realizar mudanças necessárias para alcançar o sucesso.

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