As empresas estão inseridas em um contexto altamente competitivo, já que precisam estar em busca de inovações e tecnologias que aprimorem seus processos internos e externos para conseguir um diferencial frente aos seus concorrentes.

Não é relevante ter apenas produtos de última geração ou praticar preços abaixo do mercado. Além desses fatores, é preciso otimizar e alinhar todos os setores do negócio para resultar no fortalecimento da marca, de modo que novas técnicas surpreendam, conquistem e fidelizem os consumidores.

Nesse sentido, sistematizar uma logística e movimentação de mercadorias de forma adequada faz toda a diferença. Os empreendimentos que conseguem organizar sua cadeia de suprimentos e o fluxo de insumos, alinhando ao planejamento estratégico, tendem a aumentar sua produtividade com operações mais rápidas e flexíveis.

Se você tem interesse em saber como sistematizar sua logística e distribuição, assim como entender o mapeamento desse processo, sua importância, benefícios e ainda aprender algumas dicas para um bom planejamento logístico para sua distribuidora, continue a leitura. Acompanhe!

A diferença entre logística e distribuição

A distribuição faz com que uma determinada quantidade de produtos, sejam disponibilizadas no momento e lugar certo, por meio de uma otimização dos processos do negócio para que as ações sejam mais rentáveis o possível. Assim, os responsáveis desde o depósito até o carregamento do caminhão, pode ser considerado como parte da distribuição.

Já a logística é um conjunto de técnicas, métodos e conhecimentos destinados a otimizar todas as etapas voltadas para o planejamento do estoque, circulação e distribuição das mercadorias. O objetivo principal disso é reduzir custos por intermédio de uma entrega mais rápida que o normal, mas sem deixar que a qualidade dos outros fatores seja afetada.

Entenda a importância da logística para distribuidoras

A logística atual não está ligada somente as movimentações das mercadorias de uma empresa. Suas operações gerenciam o estoque de maneira eficaz, desenvolvem produtos com diferencial competitivo para suprir as necessidades do mercado, pensa na satisfação dos clientes e se preocupa com toda ordem de etapas de vendas.

Assim, as empresas estão envolvidas com uma cadeia, que passa pelo planejamento de insumos, expedição e produção, abrangendo a matéria prima até o atendimento final ao consumidor. E quando essa cadeia de suprimentos não está organizada de forma adequada, ocorre problemas com a logística e, consequentemente, causa uma reputação negativa da marca.

Por isso, saber criar boas estratégias de logística e distribuição é tão importante, pois alinha as ações de compra e entrega no tempo ideal, com a finalidade de tornar os envios mais eficientes de maneira que contribua para a experiência de compra do consumidor e o fidelize.

Além disso, a logística permite identificar gargalos que estão impossibilitando alcançar seus objetivos e foca na produtividade do negócio. Para tanto, é preciso otimizar o trabalho dos seus funcionários, para fazer que melhores resultados sejam atingidos, mas com menos recursos e esforços.

Benefícios da implementação da logística

Seja para varejistas, atacadistas ou distribuidores, de pequena, média ou grande porte, qualquer empresa precisa de otimização dos seus processos logísticos para ter uma trajetória promissora. Por isso, a gestão logística é uma das estratégias mais importantes, na medida que controla todos os aspectos de produção.

Se você ainda não se convenceu de que organizar sua logística e distribuição é um caminho quase que obrigatório na vida empresarial, então confira os benefícios a seguir para mudar seu pensamento completamente.

Minimização de desperdícios

O sistema logístico passa por diferentes departamentos e, juntos, impactam diretamente na parte financeira da empresa. Por isso, é necessário definir estratégias para cada setor, avaliando a infraestrutura do transporte, estocagem das matérias prima e dos produtos finalizados. Tudo isso, sem um planejamento e acompanhamento pode trazer gastos desnecessários com desperdícios.

Para reduzir isso, seria interessante criar projetos de melhorias, como a implementação de recursos de roteirização, o qual cria rotas adequadas para a entrega dos produtos, economizando não só combustível, como também aumentando o rendimento.

Maior aproveitamento

O planejamento das rotas, garante que os insumos cheguem até as fábricas, seja armazenados de forma correta e utilizados, seja reduzindo o máximo de desperdícios e, por conseguinte, os gastos.

Ainda, as mercadorias produzidas são enviadas para os consumidores por meio de ações elaboradas e precisas de distribuição. Ou seja, é um ciclo, em que uma etapa precisa da anterior e todas necessitam estar alinhadas para que haja um maior aproveitamento de tempo, custos e qualidade.

Aumento na integração dos departamentos

Cada área de uma empresa é uma peça isolada, que, sem as outras não funciona efetivamente e tende a falhar. Por isso, para que o sistema funcione, é de suma importância que todas essas peças estejam alinhadas para atingir metas do dia a dia por meio de uma comunicação clara e redução de burocracias.

Assim, quando os setores são integrados por mediação de um planejamento efetivo, o foco em melhores resultados, prazos e objetivos são cumpridos com excelência. Isso porque a logística favorece o trabalho em grupo, incentivando realizações mais proativas.

E não são só os colaboradores da organização saem ganhando como também os fornecedores, parceiros e clientes, que constroem relacionamentos mais transparentes e próximos. Assim, toda cadeia de suprimentos é beneficiada.

Mais agilidade e produtividade

Quando os processos são monitorados constantemente, as operações se tornam mais ágeis e proveitosas, ganhando tempo, eficiência e qualidade. Isso acontece pois, uma gestão bem-feita antecipa os erros que podem acontecer e, além disso, permite que as cargas sejam movimentadas com mais rapidez e o tempo de parada seja minimizado, com a finalidade de fazer entregas cada vez mais pontuais.

O mapeamento de processos logísticos

Esse mapeamento diz respeito a facilidade de poder analisar e visualizar todo o sistema logístico da empresa, inclusive as informações dos setores e os insumos, o que auxilia o empreendedor a entender melhor o fluxo de trabalho do seu negócio. Desse jeito, existem maiores possibilidades de conquistar novos mercados e, também, fidelizar clientes.

Há ainda algumas atitudes pequenas que podem contribuir para melhorar o trabalho no setor e para garantir o sucesso dessa estratégia. Para saber cada uma delas, continue atento e aprenda mais um pouco para melhorar seus processos.

Não deixe de acompanhar a execução das etapas

Não só tomar decisões e planejá-las, é vital para uma organização verificar e analisar constantemente tudo o que está acontecendo nos setores. Isso é indispensável para que o empreendedor tenha uma visão mais detalhada para implementar estratégias mais efetivas e corrigir transtornos de forma mais rápida.

Considerando isso, é necessário acompanhar as entradas e saídas de materiais, tecnologias e métodos aplicados em cada área, os fornecedores e as principais demandas, assim como o público que compra na sua empresa. Nesse sentido, todas as questões logísticas estarão sob controle do gestor.

Elabore um fluxograma das etapas

Um fluxograma é definido como um diagrama de fácil compreensão para descrever processos ou sistemas, a fim de armazenar, estudar, planejar, aprimorar e comunicar algo complexo. Esse recurso pode ser feito por meio de gráficos desenhados à mão ou computador.

Assim, nessa etapa você terá que desenhar as rotas acompanhadas na execução. A ideia central é unir em um sistema lógico e sequenciado todas as informações encontradas com precisão do dia a dia empresarial, para compartilhar com os responsáveis por cada função, afim deles identificarem suas próprias falhas e corrigi-las.

Identifique as falhas

Com os processos diagramados prontos, é preciso buscar os erros que prejudicam o andamento das etapas. Por isso, ao encontrá-los, se faz necessário fazer um levantamento das causas desses problemas, o momento em que ocorrem e, então, elaborar medidas que possam solucionar essas falhas.

Por exemplo, o incumbido pela distribuição pode ter problemas com as entregas dos produtos e por meio dessa pesquisa de problemas, é claramente possível identificar o que está ocasionando isso para otimizar rapidamente por meio de estratégias e planejamento.

Análise as oportunidades

Com um mapa dos processos, não apenas visualizar erros, é viável também apontar as oportunidades para sua organização. Com isso, você consegue avaliar ou criar um diferencial competitivo frente aos seus concorrentes. Por isso, fique atento e foque nos pontos positivos que podem ser trabalhados para o crescimento da sua marca.

Refaça as ações conforme as mudanças necessárias

A partir de os resultados encontrados, é hora de elaborar um fluxograma novo que se adéque as mudanças que serão realizadas. Isso porque, um desenho correto e minucioso mostrará os novos processos que serão executados, permitindo uma visão 360º do que acontecerá daqui para frente.

Powered by Rock Convert

Em seguida, recomece todo o processo e monitore-os com frequência, para que siga o planejamento. Não se esqueça de planejar sua logística para atuar em alta performance, ou seja, que confiram mais eficiência em suas ações e produtividade.

Dicas para um bom planejamento logístico na distribuidora

Retomando ao exemplo referente ao atraso nas entregas, esse problema gera diversos transtornos ao gestor como gastos excessivos e até perda de clientes. Por esse motivo, a logística é uma questão delicada e precisa ser muito bem organizada e planejada, para expandir o negócio e manter a empresa competitiva.

Conforme as atividades de um negócio sejam mais complexas, como o segmento de distribuição, maior é a dificuldade para controlar de forma efetiva toda a cadeia de suprimentos e ainda o sistema de transportes. Devido a isso, o planejamento logístico é essencial para essas organizações.

Para estruturar melhor os processos da sua empresa, separamos algumas dicas que ajudarão a realizar um bom planejamento. Se você quer saber cada um deles com detalhes, continue a leitura.

Implemente um sistema ERP

Antes de tudo, é muito importante investir em um sistema integrado de gestão empresarial. Um software permitirá que seu negócio cresça, pois oferece agilidade e controle de todo seu processo de vendas, inclusive do estoque e produção, o que pode ser considerado essencial para evitar problemas.

Dessa maneira, opte por um software que integre todos os departamentos da sua empresa e que opere online, para que todos tenham acesso de qualquer lugar e hora, incluindo colaboradores que trabalham externamente, como aqueles que distribuem as mercadorias. Isso manterá todas as informações atualizadas e compartilhadas de forma instantânea com todo seu time, evitando desentendimentos e decisões precipitadas.

Por intermédio de um sistema ERP, o gestor consegue encontrar dados relevantes com mais velocidade, diminuindo assim o retrabalho, visualizando e resolvendo problemas de modo ágil, estipulando as decisões com mais precisão e reduzindo custos.

Compartilhe seu ERP com os fornecedores

Tanto a falta de produtos no estoque, quanto o excesso deles, é prejudicial ao empreendimento. Isso porque, grandes quantidades de mercadorias implicam em maiores custos e, provavelmente, maiores perdas, ocasionando dificuldade para estabelecer giro médio e lucratividade. Já a falta pode ser intermediadora de conflitos com os clientes.

O foco é ter sempre produtos à mão, mas ter ao mesmo tempo um estoque reduzido, porém que atenda às suas necessidades. Para tanto, compartilhar seu sistema ERP com seus fornecedores é uma boa alternativa, uma vez que eles produzirão e entregarão as mercadorias de acordo com seus números de controle. Por exemplo, quando seu volume de armazenamento estiver em níveis mais baixos, seus fornecedores podem enviar para sua empresa a quantidade certa para suprir isso.

Cumpra os prazos dados

Cumprir o tempo estipulado para o cliente é a base para um sistema logístico adequado. Entretanto, é preciso ter muito cuidado ao passar uma data realista para o consumidor, calculada considerando o período médio de desenvolvimento da mercadoria e uma margem para possíveis imprevistos.

Nunca se baseie na sua concorrência ou na pressão de entregas mais rápidas que o previsto. É fato que não adianta prometer determinado tempo de entrega para um cliente, se você não conseguirá cumprir, deixando assim, seus clientes mais insatisfeitos. Portanto, se for fazer isso, estude uma forma organizada e eficaz, que não comprometa a qualidade do que está sendo vendido e nem a imagem da marca.

Faça previsões de demandas

Outra forma de gerir melhor sua logística, é melhorar suas previsões referente as demandas internas e externas. Apesar de ser uma tarefa complicada, não é impossível, mas deve ser feita com atenção e precisão para atender as necessidades do negócio.

Essa tarefa pode ser feita olhando para o passado da sua empresa, mais especificamente, ao histórico de vendas. Por exemplo, se você quiser fazer uma previsão da demanda do mês de agosto, análise os números do mês de julho, aplicando uma perspectiva de crescimento em comparação ao mês anterior.

As empresas que se destacam são aquelas que conseguem se adaptar as demandas do mercado, uma vez que os clientes estão cada vez mais exigentes e buscam por produtos na quantidade e condições desejadas, assim como no local e hora marcada. E tudo isso com preços atrativos e pontualidade.

Contrate bons fornecedores e acompanhe-os

Em várias etapas do processo de logística, o empreendedor contará com fornecedores distintos e, ter bons prestadores de serviços é um determinante para atingir o sucesso. Tanto um fornecedor de insumos, quanto um para transportar a mercadoria até os clientes, é essencial para a fase de planejamento, já que o desempenho de todos eles influenciam no fluxo de produção.

Na hora de contratar seus prestadores de serviços, considere as empresas confiáveis que prezem pela responsabilidade e qualidade, isto é, que não deixe sua empresa na mão e/ou na lama. Nesse sentido, faça uma pesquisa profunda de mercado e negocie tendo em vista o melhor custo-benefício.

E depois de fechado negócio, acompanhe os resultados e determine indicadores de performance para compreender o que não está dando certo e melhorar isso. Monitorar seus fornecedores constantemente permite ao gestor que ajuste o que está desalinhado ou procure por outro provedor que atenda suas expectativas antes de afetar o processo de produção.

Monitore seus resultados

Todo o planejamento feito, precisa de acompanhamento de tempos em tempos. Afinal, mensurar é a melhor forma de garantir o sucesso das estratégias traçadas e para fazer isso, você pode contar com relatórios mensais ou com os dados em tempo real de um software integrado.

Com a última opção, os dados são gerados a cada segundo e oferece outros recursos que aprimoram a análise e mineração das informações mais relevantes, como é o caso do Business Intelligence (BI) integrado na plataforma. Assim, dá para conferir em um certo período as reclamações, devoluções, se as entregas chegaram na data prevista, feedbacks positivos, dentre outros aspectos.

Entenda como organizar a logística na sua distribuidora

Uma sistematização logística correta garante um fluxo organizado em que os produtos desenvolvidos são entregues para os consumidores finais. Essa distribuição envolve não só quem produz, como também os fornecedores e o gerenciamento do estoque, e para pensar em uma série de decisões que serão a base da logística, os gestores contam com quatro processos. Confira a seguir.

Avalie o perfil dos seus consumidores

Em quase todas as ações elaboradas pelos gestores, é fundamental ter em mente o perfil dos seus clientes, e na estruturação da logística não é diferente. Saber informações como a região em que se encontra a maior quantidade de pedidos, volume e condições de vendas, ticket médio, equipamentos necessários para o manuseio de carga, fatores e restrições referentes ao tempo de entrega etc. são determinantes para elaborar uma logística de máxima eficiência.

Entendendo esses aspectos, o empreendedor pode traçar estratégias que aumente as vendas e melhore os processos de logística frente a isso tudo. Além disso, seus colaboradores podem se dedicar para atender as demandas referentes ao perfil do consumidor traçado.

Considere os aspectos da mercadoria

Essas características também são fatores que devem ser considerados ao montar seu processo de logística e distribuição. Isso porque, o formato, peso e volume, valor, fragilidade e validade impactam na maneira como essas mercadorias serão armazenadas e distribuídas.

Desse modo, um produto com material de vidro, em formato circular e leve, por exemplo, poderia ser facilmente quebrado na hora de colocar em estoque, abaixo de peças mais pesadas ou na hora de entregar para o consumidor, em que poderia ser danificado pela colocação errada dentro do caminhão.

Determine a localização do estoque

Existem várias questões a serem consideradas quando uma empresa decide posicionar seu estoque. Se for próximo ao setor de produção, o objetivo é facilitar a comunicação e a cooperação entre o pessoal da fabricação e o estoque. Já se o depósito for perto dos clientes ou pontos de vendas, o foco é obter um posicionamento mais forte no mercado e um monitoramento das tendências de consumo do público.

Além disso, a organização precisa definir o modelo de estoque que pretende adotar, como os estoques compartilhados ou tradicionais, o terceirizado ou alugado. Essa definição parte de fatores referentes ao porte do negócio e ao volume de produtos.

Escolha entre logística própria ou contratada

Uma empresa pode optar por movimentar suas cargas sob um sistema logístico próprio ou terceirizar. Na primeira opção, o gestor deve analisar seu volume de vendas e das mercadorias, a capacidade e os gastos dos veículos que serão usados e ainda deve cuidar do treinamento da sua equipe, que deve ser bem capacitada e muito bem escolhida.

Entretanto, devido à complexidade logística e ao alto custo em montar seu próprio sistema, muitos empreendimentos acabam preferindo contratar uma empresa terceirizada para ter mais eficiência. Isso se dá porque, as transportadoras oferecem um serviço mais completo e especializado, além de ter mais experiência e entendimento sobre todas as etapas necessárias.

Vale salientar que, quem escolhe a segunda opção, precisa ter em mente que, para evitar dor de cabeça, se faz necessário contratar transportadoras confiáveis e com uma boa imagem. Por isso, pesquise muito antes de sair fechando negócio com qualquer empresa no ramo, pois, ao contrário, você só terá prejuízos.

Enfim, estruturar um processo eficiente de logística é complexo e exige muito estudo. Afinal, um planejamento de ações não é definido do dia para noite e deve ser contínuo para superar cada vez mais os resultados atingidos. Mas, como vimos, com muita organização, conhecimento, foco e utilizando as dicas que demos para você, o setor de logística e distribuição da sua empresa pode crescer e muito.

Você gostou desse guia completo sobre logística e distribuição? Aproveite e assine nossa newsletter para continuar recebendo conteúdos relevantes em primeira mão, assim como este!

Powered by Rock Convert