Empresas que trabalham com modelos de negócios por assinatura, cursos online, com softwares de gestão (SAAS) ou outros serviços recorrentes enfrentam diversos desafios no dia a dia, mas um deles pode ser considerado o mais preocupante: o cancelamento de contrato.

Cancelar prestações de serviços é um reflexo das ações que estão sendo executadas pela sua equipe e que acaba causando insatisfação por parte dos clientes. Por isso, sua empresa deve se atentar a isso e procurar melhorar seus processos internos para corresponder ao desejo dos seus contratantes de modo que a renovação do contrato seja sempre feita.

Cuidar dessa parte é essencial, uma vez que, quando um cancelamento ocorre, não há mais nada a ser feito. Se você quer saber como evitar essa situação, continue lendo este artigo e aprenda algumas dicas que separamos para lhe ajudar. Boa leitura!

Momento de renovação do contrato

No geral, clientes podem cancelar seus contratos por duas razões: possíveis problemas em suas finanças, que impedem de continuar com o que foi acordado, e quando os clientes percebem que os serviços ou produtos não estão trazendo os resultados esperados.

Por isso, na hora de saber se o acordo será mantido, as empresas devem estar bem atentas, pois as chances de cancelamento são grandes, mas as de renovação também. Isso depende da atuação de todas as áreas do negócio, que devem ser positivas para conseguir fidelizar seus contratantes.

Para evitar surpresas desagradáveis, é interessante acompanhar o ciclo de vida do cliente, de modo que garanta que todas as etapas sejam concluídas com êxito. Para tanto, você pode fazer breves resumos das reuniões, anotando as dúvidas dos clientes e possíveis desejos para apresentar retornos quanto a isso e, assim, satisfazê-los.

Dicas para evitar o cancelamento de contratos

Cancelar um serviço prejudica diretamente as metas empresariais, afetando, consequentemente, o faturamento mensal. Desse modo, tentar evitar esse problema é algo recorrente e comum nos negócios e, para conseguir isso, trouxemos hoje seis dicas para contornar essa situação. Confira a seguir!

1. Defina bem o escopo do contrato

Mostre de maneira sucinta como as necessidades identificadas do consumidor serão atendidas. Por exemplo, se o cliente contratou um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), mostre para ele os ganhos com a implementação desse software, como a rapidez e a segurança no acesso a informações, economia de tempo e dinheiro, dados confiáveis, aumento da produtividade, maior controle sobre os vendedores externos etc.

2. Acompanhe a implementação

Depois de alinhar as expectativas, é importante monitorar as etapas realizadas na hora de colocar em prática, de forma que a qualidade do produto/serviço, cumprimento dos prazos e concordância com o escopo sejam garantidos. Caso haja problemas com atrasos, por exemplo, justifique o acontecimento e renegocie as condições.

Digamos que a previsão do cronograma seja entregar a solução em até trinta dias. Nesse caso, podem ser feitas reuniões de controle com o cliente e sua equipe a cada quinze dias ou por semana, a fim de mostrar a evolução das ações, tanto de antecipações quanto de términos e, inclusive, atrasos e outros contratempos.

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3. Crie um serviço de suporte

É interessante, e até necessário, criar um canal de suporte para o cliente, onde eles possam tirar suas dúvidas ou fazer reclamações que possam ser atendidas em pouco tempo. Isso facilitará o dia a dia de quem contratou seus serviços e, ao se sentir amparado, a possibilidade de fidelização é muito maior.

Para que essa estratégia seja adequada, é de suma importância treinar sua equipe responsável por essa área. Com um atendimento mais rápido, personalizado e que consiga resolver os problemas corretamente, todas as partes envolvidas saem ganhando.

4. Monitore a experiência do cliente

Desde o início da negociação até a implementação, existem diversas formas de contato entre o prestador de serviço e o cliente. Nesse sentido, é ideal investir na capacitação dos funcionários para que todos realizem suas tarefas com exatidão, com intuito de conseguir fidelizar o contratante de alguma maneira.

5. Garanta o cumprimento do acordo

Não cumprir as expectativas acordadas é um dos principais motivos para o cancelamento de contrato. Assim, assuma responsabilidades que você realmente possa realizar, uma vez que clientes insatisfeitos podem, também, fazer um buzz negativo da sua empresa.

Para evitar transtornos como esse, estabeleça uma comunicação clara e contínua com seus contratantes e os colaboradores envolvidos em determinada prestação de serviço. Ao se comunicar efetivamente com ambos, é possível saber o que não está indo de acordo com o combinado entre os stakeholders e solucionar rapidamente.

6. Mantenha contato direto

Após tudo concluído, ainda é necessário estabelecer contato com o cliente, com a finalidade de acompanhar como está indo o sistema em seu meio real de produção. Além disso, é recomendado realizar visitas a cada 90 ou 120 dias, dependendo do porte do consumidor.

Você pode aproveitar essas ocasiões para oferecer soluções complementares ou ainda fazer otimizações nos serviços já adquiridos para que seja utilizado no seu máximo potencial, evitando reclamações ou descontentamentos.

A tecnologia como recurso para melhorar os processos

Além da capacitação do seu time de vendas e manutenção, e da qualidade dos relacionamentos com seus clientes, investir em sistemas que automatizam o registro de acompanhamento e relação com as partes envolvidas é muito importante.

Essas ferramentas de gestão de contratos possibilitam a diminuição de etapas burocráticas e tornam os fluxos de trabalho muito mais ágeis, permitindo a seus colaboradores que foquem no que de fato é fundamental: satisfazer os clientes e fidelizá-los para que os contratos sejam renovados.

Enfim, para evitar o cancelamento de contrato, as empresas precisam estar atentas se o serviço que é oferecido está atendendo às expectativas dos consumidores. Assim, podem ser utilizados sistemas de automação para facilitar nesse quesito. Além disso, seguindo nossas dicas, com certeza o gestor diminuirá a taxa de quebra de acordo.

Para resolver a questão tecnológica, você pode contar com a Rhede Sistemas, que tem diversas soluções para resolver seus problemas de gerenciamento. Se você quer saber mais sobre nossos serviços e sistemas, entre em contato com a gente e tire suas dúvidas.

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