Para alguns gestores, automatizar o processamento de contas a pagar e receber parece algo inconcebível e significaria perder todo o seu controle financeiro.

Obviamente, eles estão enganados. Entre os princípios da automação está a melhoria da produtividade e a mitigação de erros, ou seja, nesse caso, ela aumenta a capacidade de processamento do fluxo de caixa e reduz ou elimina falhas humanas.

Para isso, é preciso entender como otimizar o controle de pagamentos e recebimentos escolhendo as soluções certas. Quer saber como fazer isso? Acompanhe este post!

Garanta a economia de tempo e recursos humanos

Tecnologias de automação permitem a criação de padrões de processamento por meio de regras e determinações. Assim, os sistemas recebem os imputs, avaliam os dados conforme sua base de conhecimento e processam os pagamentos e recebimentos agilmente.

Dessa maneira, são capazes de analisar vencimentos dos boletos, valores a serem pagos e demais dados das faturas. Se algo fugir das regras as quais devem seguir, fazem um alerta para que o processamento manual seja realizado.

Com isso, processamentos básicos podem ser destinados à tecnologia, enquanto os recursos humanos podem usar sua força de trabalho em funções que exigem mais cuidados e decisões.

A partir disso, ocorre a economia de tempo e de recursos humanos, pois os colaboradores podem deixar os processos burocráticos e se dedicar mais às estratégias do negócio.

Armazene os dados do negócio de maneira segura e organizada

É evidente que os dados de um negócio oferecem importantes insights sobre sua gestão, clientes e mercado, assim, armazenar e analisar tais dados é fundamental para que as futuras tomadas de decisão sejam mais eficazes.

Usar a tecnologia para otimizar o controle de contas a pagar e receber garante que tais processamentos também criem um histórico que pode produzir análises interessantes. Ela também pode servir de base para o envio de informações a outras áreas e para gerir funções por meio da integração de sistemas e módulos de uso.

Além disso, é preciso lembrar que tais dados devem ser protegidos contra ações maliciosas, danos na infraestrutura, entre outros.

O Rhede Backup, por exemplo, é um software que protege as informações armazenadas nos servidores e/ou computadores da empresa com soluções de criptografia. E, mencionando novamente a automação, entre suas funcionalidades, está o backup automatizado dos dados sem a necessidade do comando humano para sua realização.

Acompanhe o fluxo de caixa com maior regularidade

Por mais incrível que pareça, os gestores que acreditam que a tecnologia de automação no controle de pagamentos e recebimentos poderia eliminar sua administração também são aqueles que pouco acompanham seu fluxo de caixa.

Outros o fazem em longos intervalos, justificando que estão focando em outras ações e em estratégias mais importantes.

De fato, na rotina de administração de um negócio, como uma distribuidora, que pode demandar terceirização de serviços, compras, controle de estoque e outros cuidados, avaliar o fluxo de caixa regularmente pode ser trabalhoso.

E, por isso, o uso da tecnologia também pode otimizar seu controle. Boas ferramentas permitem uma rápida análise da condição do caixa atualmente e da sua evolução histórica ao oferecer relatórios completos das operações.

Dessa maneira, situações críticas podem ser rapidamente identificadas, possibilitando uma atuação precisa antes que o problema tome grandes proporções.

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Alinhe os processos de contas a pagar e receber

Para o sucesso da otimização, é importante que os processos do setor financeiro estejam bem mapeados. Dessa maneira, será possível controlar todas as obrigações em um sistema e também fazer a configuração daqueles que podem ser automatizados.

Ao fazer a sistematização dos processos, uma séria de controles e envios de informações podem ser realizados com clareza e precisão.

Entre esses controles estão:

• comparar entre o que foi faturado para o cliente o quanto ele pagou e recebeu em forma de produto ou serviço;
• melhorar o processo de pagamento das contas a pagar, evitando multas, aproveitando descontos de antecipação etc.;
• fazer a conciliação bancária com mais eficiência, garantindo uma conferência muito mais automatizada e precisa das entradas e saídas das diferentes contas da empresa.

Diminua as falhas e a incidência de multas e juros

Com um sistema trabalhando no controle de vencimentos de receitas e despesas, o risco de pagar multas ou juros é consideravelmente reduzido, ou até mesmo eliminado.

Isso inclui também as obrigações fiscais. Os órgãos fiscalizadores competentes estão, cada vez mais, investindo em tecnologias para tornar seus processos mais ágeis e seguros.

É o caso das notas fiscais eletrônicas e do Sistema Público de Escrituração Contábil (SPED), que recebe todos os comprovantes fiscais de forma digital e segura.

Assim, acompanhar esse movimento e modernizar o controle das empresas são atitudes fundamentais para cumprir suas obrigações e evitar que multas e penalidades impeçam que o negócio continue a crescer.

Melhore o relacionamento com clientes e fornecedores

Além do relacionamento com as entidades fiscalizadoras, o pagamento e o recebimento sob controle também garantem a melhoria das relações com clientes e fornecedores.

Pagar e receber são ações essenciais do negócio, mas precisam ser feitas com muita clareza entre as partes para que os relacionamentos comerciais possam ser preservados.

Então, ter um controle de pagamento de fornecedores que evite atrasos e confusões na hora de acertar as contas garante mais eficiência nesse sentido.

Faça o controle gerencial de receitas e despesas

O controle de contas a receber sistematizado também garante que a empresa investigue a forma como os clientes lidam com o pagamento, bem como possibilita criar medidas para a elaboração de uma régua de cobrança mais eficaz.

Com a régua de cobrança, a empresa pode desenvolver ações preventivas contra a inadimplência, oferecer descontos para clientes que pagam regularmente etc.

É importante lembrar que a saúde financeira e a compreensão de suas obrigações com fornecedores, clientes e entidades governamentais permitem que a empresa conheça sua realidade atual e possa fazer investimentos seguros.

Todas essas vantagens e funcionalidades da automação no gerenciamento financeiro são fundamentais para o crescimento do negócio e, para isso, é preciso escolher uma solução compatível com a demanda atual da empresa e sua projeção de crescimento.

A tecnologia da Rhede Sistemas é totalmente flexível, permitindo que os processos sejam adaptados de acordo com as dinâmicas do negócio.

Além disso, é importante dizer que, mais do que executar os processos, a solução também garante inteligência: relatórios de análises sobre contas a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação bancária e muito mais.

Quer conhecer todas as funcionalidades que a tecnologia da Rhede Sistemas oferece? Entre em contato agora mesmo com nossos consultores.

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