As notas fiscais servem para aumentar a segurança nos processos de troca e venda de mercadorias. Entre os consumidores, o documento mais comum é a nota fiscal de saída, que é emitida para o cliente final do produto. Já a nota fiscal de entrada, é usada nas relações de compra entre empresa e fornecedor.

Embora tenha a mesma importância, muitos empresários não conhecem a necessidade desse documento para seu negócio. Nos próximos tópicos, vamos explicar cinco principais pontos que você precisa saber sobre a nota fiscal de entrada. Continue a leitura e tire suas dúvidas!

1. Ela valida todas as negociações 

A nota fiscal de entrada está presente nas relações entre as empresas e seus fornecedores. Esse documento tem o objetivo de validar todas as negociações executadas e servir como registro de compra e venda. Além disso, a responsabilidade de emiti-lo é tanto dos fornecedores quanto dos compradores. Este último pode utilizar a nota fiscal em situações como:

• compra de mercadoria importada;
• quando o fornecedor não é obrigado a emitir o documento fiscal;
• em casos de compra de produtos leiloados;
• quando há o compromisso em retirar e transportar o produto pelo comprador.

Ademais, esse documento pode ser usado também quando há devolução de mercadorias, retorno de industrialização ou por ocasião de amostra do produto para eventos como feiras e exposições.

2. É necessária para a emissão de documentos

A emissão da nota fiscal de entrada pode ser feita de duas maneiras: importação ou emissão comum. A primeira é quando o fornecedor que vendeu o produto providência o documento fiscal. Assim, é preciso importar o arquivo XML do cupom fiscal, fazendo a validação no controle tributário e no registro de estoque. Já a emissão comum é quando o próprio comprador lança a nota fiscal relacionada às atividades de compra ou devolução de mercadorias.

3. Existe um software que facilita o lançamento da nota fiscal de entrada

Por meio de um software específico e, preferencialmente, integrado com outros departamentos da empresa é possível registrar a NF-e de entrada. No início do processo, é preciso identificar o fornecedor emitente da nota fiscal utilizando o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

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Em seguida, é necessário fazer o cadastro dos produtos contendo dados como descrição, código, valor, unidade de medida etc. Já as informações relacionadas aos cálculos de impostos e alíquota serão registradas na saída do item.

4. Ela auxilia no controle de gestão

Por ser um item que registra informações específicas de uma mercadoria, a nota fiscal de entrada possibilita grandes benefícios para uma empresa, tais como auxílio no controle de estoques, planejamento da gestão contábil e financeira, controle da produção, entre outras vantagens. Dessa forma, é de grande importância que os gestores solicitam de seus fornecedores o envio desse documento.

5. Há tecnologias que agilizam o processo de registro

Por mais que os processos de registro e envio de documentos fiscais não sejam complexos, podem demandar tempo para a elaboração de outras notas, pois precisam ser feitos separadamente entre cada produto. Nesse momento, o uso de ferramentas tecnológicas facilitam essas atividades.

Há no mercado sistemas inteligentes de gerenciamento online, que otimizam os serviços de consulta e download de notas fiscais, possibilitando o controle e o armazenamento dos arquivos XML e aumentando a eficiência nos processos.

Portanto, estas foram as principais informações que você deve saber sobre nota fiscal de entrada. Lembre-se de que esse documento é tão importante quanto as notas fiscais de saída. Por isso, é importante que os gestores tenham atenção à cobrança desse documento nas situações citadas.

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