Há algum tempo, a rotina das empresas que trabalhavam com logística e transportes era a mesma: um amontoado de papéis importantes emitidos e entregues ao condutor do veículo para possíveis fiscalizações, o que resultava em perdas de arquivos e até de mercadorias, quando o assunto era a falta desses documentos.

Com a chegada da tecnologia, essa realidade mudou e os empreendedores podem contar com um documento eletrônico denominado MDF-e, que agiliza, assegura e simplifica questões legislativas. Mas você sabe o que é esse comprovante e a sua importância para empresas de todos os portes e segmentos?

Para ajudar a entender melhor esses aspectos, continue a leitura deste artigo e saiba tudo sobre MDF-es e, principalmente, como emiti-los. Boa leitura!

O que é MDF-e?

O Manifesto de Documento Fiscal eletrônico (MDF-e) é um documento armazenado e emitido eletronicamente, o qual as empresas que realizam transportes de produtos precisam ter. O objetivo principal é simplificar a burocracia, visto que esses negócios precisam imprimir uma grande quantidade de documentos para enviar junto com a carga, a fim de validar as informações, as quais o motorista entregará se for parado em alguma fiscalização.

A partir disso, é possível reduzir o tempo dessa verificação dos dados, já que os arquivos podem ser lidos de uma só vez e de forma rápida, possibilitando a minimização do tempo de entrega e, assim, reduzindo os atrasos nas entregas das mercadorias.

Como fazer a emissão do MDF-e?

É a Secretária da Fazenda (SEFAZ) de cada estado que é responsável pela definição das regulamentações do uso do MDF-e, como as datas e regras para que as empresas possam emitir esse documento eletrônico.

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No geral, para se cadastrar junto ao órgão, a fim de obter esse recurso, é preciso ter em mãos os dados de leiaute e numeração do MDF-e, assinatura digital e comprovação de que o emitente está autorizado na UF.

Além disso, o empresário tem que se atentar a alguns aspectos, como: fazer cadastro no CNE (Cadastro Nacional de Emissores), pedir capacitação para todos os estados que serão necessários para emitir o documento e lançar uma nota no SEFAZ da sua região.

Se houver mudanças nos dados do documento, após a operação ser finalizada, com as cargas devidamente comprovadas como entregues, a empresa emitente deve processar o encerramento do MDF-e, com intuito de sinalizar isso à Secretaria da Fazenda para emissão de novos comprovantes.

Afinal, qual a importância desse documento?

As empresas que desejam crescer de forma sustentável precisam estar de acordo com as leis. Caso isso não aconteça, tanto a empresa quanto os clientes estão sujeitos a multas, inviabilidade para entregar o(s) produto(s) e outras penalidades, o que ocasionaria em uma imagem negativa para sua marca e até insatisfação por parte dos consumidores.

Além desse fator primordial, ainda podemos citar o controle sobre sua equipe externa, na qual pode ser identificado o responsável pelo transporte em cada trecho, as alterações ou substituições da carga, veículos ou condutores e a catalogação dos horários para rastreio físico dos produtos.

É notável a importância do MDF-e para os negócios, pois com ele há maior agilidade e praticidade e, ainda, é possível realizar uma gestão mais eficiente de perdas dos produtos e dos papéis, os quais ambos podem ser extraviados, tanto no momento do envio das mercadorias, quanto no momento de manuseio.

E se você quer entender melhor sobre como fazer uma gestão de perdas adequada para seu negócio, diminuindo falhas no recebimento, movimentação inadequada e outras questões, recomendamos a leitura do nosso post sobre como prevenir isso.

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