É muito provável que a maioria das empresas realize algum tipo de planejamento de compras. A grande questão é que talvez seus parâmetros de sucesso não estejam muito corretos. Será que todas elas conseguem focar as compras na redução de custos, por exemplo?

Saber o que é preciso comprar e quando seria o melhor momento para isso dá muito mais controle ao gestor e permite que ele evite amargar problemas como falta de insumos de seus próprios fornecedores ou variações de preços negociados que impactam diretamente a sua margem de lucro.

Quer saber o que mais diferencia um bom planejamento de compras dos demais? Qual o passo a passo para desenvolvê-lo, as melhores práticas e ferramentas? Montamos um post com todas essas informações. Confira!

Conheça sua demanda para realizar o planejamento de compras

Insumos que são regularmente adquiridos precisam ser mapeados para que uma programação de compras seja elaborada. Ela deve considerar a frequência, o volume de consumo, os setores que se beneficiam deles e devem arcar com parte de seus custos, além de outras informações que possam ajudar em seu controle.

Isso garante ao setor a possibilidade de otimizar suas ações impedindo que eventos de excesso ou escassez dos insumos no estoque comprometa o desempenho do negócio.

Ao realizar suas compras, a empresa está imobilizando parte de seus recursos financeiros, por isso, tal ação deve ter uma estratégia bem elaborada e alinhada com a necessidade do negócio para não comprometer seus resultados.

Identifique quais são os melhores fornecedores

Sabendo quais itens são o foco de aquisições dos negócios, é preciso pesquisar os melhores fornecedores, organizá-los por seus diferenciais e até mesmo criar um critério de avaliação de seus produtos e suas formas de comercialização.

Isso encurta o tempo necessário para repor estoques e otimiza as ações do setor de compras. A gestão de fornecedores ainda permite estreitar laços que podem ser importantes em momentos de urgência, assim como pode ajudar a eliminar aqueles que estejam fora do perfil e das exigências da empresa.

Busque as melhores cotações

Negociar é uma arte? Seja qual for a resposta para essa pergunta, o fato é que a etapa de buscar cotações é fundamental para garantir melhores preços e condições para os produtos.

Assim, fazer cotações com diferentes fornecedores permite que a empresa escolha a oferta mais compatível com as suas necessidades.

Negocie sempre

Com as cotações em mãos, o próximo passo é escolher aquela que reúne as melhores condições e negociar. É bem provável que o fornecedor tenha uma margem de ajustes para fechar o negócio de vez. Além disso, ele pode vislumbrar outras oportunidades, como uma parceria de longo prazo.

Não é só uma questão de barganhar, mas também de garantir que o fornecedor valorize a empresa como sua cliente.

Mantenha as oportunidades por perto

Não feche as portas de negociação para nenhum fornecedor, salvo aqueles que estejam fora do padrão de qualidade desejado ou que não sejam confiáveis.

Ter os melhores por perto garante que a empresa esteja atenta às suas novidades e promoções. A compra de itens não perecíveis e com prazo de validade compatível com o consumo da empresa pode ser uma ótima forma de economizar e ainda garantir a qualidade do melhor insumo.

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É preciso lembrar que não são apenas alimentos que possuem prazos de validade. Itens como cartuchos de impressora, óleos para máquinas, equipamentos de segurança e até mesmo canetas têm prazos para sua utilização.

Pratique uma gestão de estoque eficaz

Vários pontos da gestão de estoque e de compras se relacionam. Compras em maior volume costumam ter melhores preços por unidades, mas, produtos e insumos armazenados por muito tempo podem perder valor, qualidade, sem contar que bloqueiam recursos financeiros do negócio.

O ideal é que as compras sejam coordenadas de acordo com o histórico de consumo dos itens, seja a matéria-prima da empresa, seja o material para escritório, por exemplo.

Envolva todos os setores da empresa

Todo o esforço de redução de custos e de melhores negociações de preços do setor de compras serão em vão se as demais áreas do negócio não forem conscientizadas sobre como podem contribuir para a saúde das finanças da empresa.

Assim, além do consumo inteligente, fazer pedidos dentro dos prazos estabelecidos para aquisição garantem que a empresa possa fazer melhores negociações.

Pedidos técnicos também podem ser acompanhados com o máximo de detalhes, e, se possível, indicando os melhores fornecedores do mercado, garantindo que o conhecimento do profissional contribua para o processo de compra.

O ideal é que tais informações sejam trocadas em um ambiente seguro e que gere histórico, como um sistema de gestão onde funcionários de um setor técnico possam inserir os detalhes de seus pedidos.

Um ERP, por exemplo, não somente atenderia a essa demanda, como também permitiria que o andamento do processo fosse acompanhado de forma otimizada por todos os envolvidos.

Importância da conexão com o setor comercial

A força de vendas está na área comercial, ou seja, ela é a principal responsável por fazer o estoque de produtos girar e por estimular o surgimento de novas demandas para o setor de compras.

Conectar essas áreas é fundamental para que o processo seja mais fluido e menos burocrático. Além disso, o histórico de vendas também permite que a empresa faça um melhor provisionamento de recursos considerando a sazonalidade do consumo de seus produtos.

Estratégias de promoção da área comercial, por exemplo, podem afetar completamente a forma como o estoque de produtos de um negócio é consumido. E essa conexão é extremamente importante para que não haja desarranjo entre os anúncios da empresa e a disponibilidade de seus produtos e serviços.

Use um sistema de gestão para monitorar os processos

Um sistema de gestão pode ser determinante para o sucesso das compras ao permitir que os setores se conectem e forneçam dados precisos sobre suas necessidades e seu padrão de consumo.

Além disso, ele permite criar e controlar um processo interno para solicitação de insumos, fazer o direcionamento contábil otimizado, controlar fornecedores, mapear e gerir cada etapa da negociação com máxima eficiência.

As duas principais chaves para o sucesso do planejamento de compras são: processo bem gerido e dados estrategicamente utilizados, o que significa dizer que não basta apenas registrá-los, também é necessário interpretar ou analisar seu comportamento.

Esse é o momento onde compras e Business Intelligence se encontram, e a Rhede Sistemas tem as duas soluções que otimizam a gestão e analisam os dados. Quer saber mais sobre o nosso ERP e o módulo BI? Entre em contato com um de nossos especialistas.

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