A gestão de estoque é o coração da logística e um ativo muito importante para o andamento e para os resultados de qualquer empreendimento. Afinal, os materiais armazenados podem comprometer mais de 50% dos custos e investimentos de um negócio.

Isso não quer dizer, entretanto, que administrar esse setor seja fácil. Perdas e erros comuns em suas operações são capazes de gerar prejuízos que afetam as vendas e o orçamento no fim do mês.

Sem planejamento e atenção, um empreendedor pode perceber que, em um momento de alta demanda, não dispõe de matéria-prima ou produtos suficientes para suprir a procura ou, em contrapartida, na baixa, está com encalhe que prejudica seu capital de giro. Infelizmente, essas situações são corriqueiras e acontecem por conta da falta de controle e falhas administrativas.

Quer saber como maximizar o gerenciamento do estoque e garantir a rentabilidade do seu negócio? Continue lendo e descubra quais são as boas práticas e estratégias para atingir a alta performance!

Defina os níveis do seu estoque

Determinar quantidades para cada item ligadas a diferentes momentos de produção e distribuição é uma ótima tática para melhorar a gestão de estoque. Nesse sentido, os níveis apontam os volumes mínimos, adequados e máximos de um produto.

Quando um artigo atingiu um montante que está abaixo do nível mínimo, por exemplo, o gestor sabe que é a hora de fazer um novo pedido para que ele chegue ao seu ponto ideal — que evite, também, o excesso.

Para saber esses números, o empresário precisa estudar seu volume de vendas e saber com que rapidez uma determinada mercadoria é vendida — bem como quanto tempo sua reposição demora.

Adote técnicas que favorecem o giro do estoque

São muitos os métodos aplicados por gestores para potencializar a gestão de estoque e controle das entradas e saídas. Um dos mais conhecidos é o FIFO, que significa, em inglês, First-in, first-out. Sua proposta é que o primeiro item estocado (first-in) seja o primeiro a sair para ser vendido (first-out).

Essa técnica é excelente para empresas que trabalham com produtos perecíveis, uma vez que impede que os produtos mais antigos estraguem ou percam a validade. Para outros negócios, ela também é muito válida, já que as mercadorias dentro das caixas que ficam atrás podem se deteriorar ou ficar obsoletas. Logo, o FIFO melhora a circulação dos materiais em estoque e contribui para prevenir perdas.

Aprimore o relacionamento com fornecedores

Um dos passos para otimização do estoque é a gestão de relacionamento com os fornecedores, um elo importante na logística. A qualidade do produto, o preço, as condições de pagamento e o prazo de entrega que eles oferecem fazem toda a diferença no sucesso das vendas e no fluxo de caixa do negócio.

Por isso, é essencial cuidar dessa relação e assegurar que sua empresa lide com fontes de fornecimento confiáveis. Uma vez encontrada essa fonte, forme parceiras e zele pela manutenção desse relacionamento e da comunicação entre as partes.

Quanto mais clara e equilibrada for a relação, mais fácil será garantir um bom custo-benefício e negociar condições especiais, como fazer pedidos em quantidades pequenas para um período de baixa demanda.

No fim das contas, se você tratar seu fornecedor como parceiro de negócios e valorizar o acordo entre vocês, ele vai querer contribuir para o sucesso do seu negócio e priorizará o atendimento das suas encomendas.

Tenha um plano de contingência

A gestão de estoque esbarra também na análise estratégica do negócio e do mercado em que ele está inserido. Logo, é preciso conhecer os objetivos e necessidades do empreendimento, investir em processos bem alinhados e se planejar para lidar com os riscos, que são inerentes a qualquer operação.

Caso você não tenha pensado em um plano de contingência — que aborda os possíveis riscos, impactos e ações que serão tomadas — seu negócio estará despreparado e, diante de um problema, o prejuízo pode ser grande. Assim, considere algumas questões, como:

• como lidar com sazonalidades e ter um estoque maior, mas sem espaço no armazém?
• O que fazer se a empresa tem um déficit no fluxo de caixa e não consegue pagar por uma encomenda?
• Qual medida será tomada se um fabricante interromper, inesperadamente, a confecção de um insumo fundamental para minha produção?

Conheça com profundidade seus riscos relacionados à gestão de estoque e as áreas que eles afetam. Desse jeito, você assume uma postura proativa para reagir e se adaptar diante de mudanças ou adversidades.

Realize inventários regularmente

O inventário é um processo indispensável. Trata-se da conferência e auditoria periódica de tudo o que uma empresa tem em estoque. O intuito é identificar erros e divergências. Sem ele, você corre o risco de perder o controle dos itens que tem ou precisa e se perder em um encadeamento de enganos.

Além disso, ao fazer o inventário, seu estoque permanece atualizado e os pedidos aos fornecedores são encaminhados com mais fluidez e eficiência.

Faça a previsão de demanda

Um ponto fundamental para uma boa gestão de estoque é estabelecer políticas eficientes que vão coordenar toda a movimentação: o que comprar, quando e quanto. Além disso, essas diretrizes ajudarão o gestor a definir os momentos ideais para liquidar e escoar o que ficou acumulado.

Nesse ponto, para encontrar o equilíbrio e tomar boas decisões, use a previsão de demanda como aliada. Essa é um cálculo feito levando em conta uma série de fatores e como eles ditam o volume de vendas que você terá no futuro. Alguns deles são:

• custo do estoque;
• histórico de vendas;
• espaço de armazenamento;
• nicho de atuação da empresa e mercado.

Conte com o suporte da tecnologia

Gerenciar as quantidades do estoque manualmente é um desafio, por isso, não deixe de contar com um sistema para automatizar essa etapa e reduzir a incidência de equívocos. Atualmente, o que não faltam são boas opções de softwares, inclusive para pequenas e médias empresas.

Com uma solução desse tipo, o gestor tem mais controle e visibilidade do fluxo do seu estoque e, em poucos cliques, consegue integrá-lo com outras áreas cruciais, como o financeiro e compras, o que torna os processos mais ágeis e precisos e as decisões gerenciais mais acertadas.

A gestão de estoque é um setor logístico complexo, mas ele pode ser otimizado e colaborar para a lucratividade se você tomar as iniciativas certas. Por isso, aproveite nossas ideias e sugestões para alavancar a governança desse estágio tão relevante e ter um negócio mais competitivo e rentável!

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