O planejamento tributário é o caminho mais seguro para que uma empresa reduza seus custos com pagamentos de impostos e arrecadações governamentais. No entanto, existe uma linha muito sensível entre as estratégias que estão dentro da legalidade e outras que podem ser consideradas sonegação fiscal.

Por isso, fazer um planejamento tributário requer conhecimentos sobre as leis aplicadas ao negócio, prazos que devem ser cumpridos e outras informações e elementos que constituem a prestação de contas ao fisco.

A parte positiva é que, assim como a sociedade e o mundo corporativo, as esferas municipais, estaduais e governamentais que lidam com a fiscalização e recolhimento de tributos também se modernizaram.

Agora, seus lançamentos podem ser feitos de maneira otimizada integrando as informações em um só processo para todos eles. É uma nova era para o controle tributário da empresa, mas que também exige total conhecimento e organização por parte de seus responsáveis.

Quer entender como alcançar os objetivos fiscais e de gestão da sua empresa nessa área cheia de detalhes e que afeta diretamente os lucros do negócio? Montamos um guia completo para seu planejamento tributário. Confira.

Por que devo fazer um planejamento tributário?

É possível dividir a importância do planejamento tributário em dois grandes aspectos que justificam sua necessidade: adequação ao formato de envio de dados fiscais para o governo e redução de custos.

Nesse último, além de evitar atrasos, multas e enquadramentos fiscais fora do perfil da empresa, o planejamento tributário ainda garante que o negócio esteja apto a ser beneficiado por favorecimentos legais. Vejamos no detalhe.

Adequação ao SPED fiscal

De forma resumida, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi uma solução desenvolvida pelo governo federal para a apuração contábil e dos tributos.

Em seu ambiente, que envolve diversos serviços contábeis e fiscais, o SPED reuniu as apurações das três esferas governamentais — municipal, estadual e federal.

Se, por um lado, facilitou os processos, poupando tempo e até mesmo material de escritório; por outro, aumentou o nível de percepção de fiscalização da empresa, pois agora ela e o fisco estão conectados por um só sistema.

Não restam dúvidas, porém, de que ele trouxe diversos benefícios para o negócio. Dentre eles, podemos citar:

• redução de custos: todas as despesas envolvidas com o processo de contabilização financeira e fiscal foram consideravelmente reduzidas, como o número de funcionários necessários para tal e até mesmo custos com a impressão e armazenamento de uma série de papéis até então obrigatórios;
• padronização das informações: com um sistema único e processo e dados definidos, fica muito mais simples apurar e enviar as informações necessárias — e de forma integrada para todas as esferas governamentais;
• redução ou eliminação de falhas: mesmo que seja um erro não intencional, para o fisco, cálculos dos tributos incorretos, ausência de dados e outras situações que afetam a fiscalização podem ser consideradas sonegações. Com o SPED, tais ocorrências são praticamente eliminadas.

No SPED Fiscal, as obrigações devem ser lançadas para mapear todas as movimentações da empresa passíveis de tributação. No cadastramento de produtos, serviços, clientes, fornecedores, notas fiscais de entrada, saída e demais ações do negócio, todos os tributos podem ser corretamente relacionados.

O sistema é tão abrangente que contempla outros serviços de atividades específicas, como importação, exportação, logística e muito mais. Ou seja, é crucial fazer um planejamento tributário para saber como e quando fazer os lançamentos no SPED eficientemente.

Redução de custos e benefícios fiscais

O SPED proporcionou redução de custos operacionais para a empresa, mas o planejamento tributário pode ir muito além dessa contribuição.

Com a organização das informações da empresa, o planejamento permite identificar qual enquadramento e regime tributário é mais adequado para o negócio.

Também permite identificar oportunidades de benefícios ou isenções fiscais de acordo com o setor e o porte do negócio e, claro, evitar multas e penalidades por falta de pagamento ou erros de lançamentos.

Para a empresa, operar com uma carga tributária menor significa mais flexibilidade para suas estratégias de preço e facilidade para responder às oportunidades do mercado.

Quais são os tipos de tributos?

Segundo um estudo recente do Banco Mundial, 68,4% dos lucros das empresas brasileiras são destinados para pagar impostos. Não é à toa. Também em seus estudos, o BM apurou que o Brasil é o país com o maior setor público entre aqueles de renda média.

Sem entrar nos méritos sobre como tais impostos são corretamente gastos, podemos elencar quais deles são obrigatórios para os principais tipos de empresas, afinal de contas, com essa infinidade de custos fiscais, não é incomum ter dúvidas.

Além disso, um dos passos mais fundamentais para o planejamento tributário é saber quais deles fazem parte da administração do negócio.

Microempreendedor Individual (MEI)

O MEI é uma modalidade de pessoa jurídica criada para que pequenos empreendedores pudessem viabilizar seus negócios sem que a carga tributária para empresas de maior porte afogasse seus planos.

Assim, seu faturamento anual não pode ultrapassar R$ 81.000,00 para que ele permaneça nessa modalidade. Além disso, os impostos pagos são simplificados e a contratação de funcionários é limitada a apenas um.

Entre seus tributos e obrigações, temos:

• Previdência Social no Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) equivalente a 5% do salário mínimo vigente, garantindo, assim, licenças e benefícios como cidadão;
• Impostos sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) equivalente a R$ 1,00;
• e/ou R$ 5,00 de Imposto Sob Serviços (ISS).

Esses valores são corrigidos de acordo com os ajustes do salário mínimo e decisões governamentais. Pelo tipo de serviço ou produto oferecido pelo MEI, o ICMS e ISS são incluídos ou não na parcela que deve ser paga mensalmente.

Além disso, o MEI também pode contratar um funcionário. Nesse caso, além desses tributos, também deve arcar com as despesas salariais e impostos incidentes. São eles:

• Previdência Social do INSS para o funcionário. Varia conforme o piso salarial da categoria. Para o salário mínimo, por exemplo, são 11% a serem recolhidos, sendo 3% de responsabilidade do MEI e os outros 8%, descontados do empregado;
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) equivalente a 8% sobre o salário do empregado.

Simples Nacional

O Simples Nacional, como seu nome sugere, deve tornar mais fácil a gestão e contabilidade da empresa. Porém, ele está recorrentemente sendo melhorado, o que exige um pouco de atenção das empresas que estão enquadradas nele.

Para ficar claro, seu limite máximo de receita bruta a ser apurada no ano é de R$ 4,8 milhões para Empresas de Pequeno Porte e até R$ 360 mil para as microempresas optantes do Simples Nacional.

Sua simplicidade fica pela unificação de até 8 impostos em uma única guia do Documento de Arrecadação Simplificada, a DAS. Entre eles, dependendo do tipo de atividade exercida pela empresa, estão:

• ICMS, cobrado de indústria e comércio de acordo com as variações de faturamento. Vai de 1,25% até 3,95%. No caso dele, pode variar conforme alguns estados brasileiros;
• ISS, que fica entre 2% e 5%, mas depende se o estado de origem da empresa aderiu ou não ao teto de faturamento estipulado;
• IRPJ, o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, que pode variar conforme o Regime Presumido ou de Lucro Real optado pela empresa;
• CSLL, ou, Contribuição Social sobre o Lucro Líquido. Varia se a empresa oferece serviços ou vende produtos, ficando entre 0,27% e 2,53%;
• Programa de Integração Social (PIS) e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), entre 0,23% e 0,57% sobre o faturamento, sendo que varia também conforme a natureza da empresa, seja de produtos ou serviços;
• Imposto sobre Produto Industrializado (IPI), para produtos industrializados. É uma cota única de 0,50% de acordo com a faixa de faturamento;
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), entre 0,86% e 2,42% de acordo com o faturamento e natureza dos serviços prestados ou produtos vendidos;
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP), que pode chegar até 7,83% da faixa de rendimentos anuais de uma empresa.

Ainda que estejam agrupados em uma mesma DAS, é crucial saber todos eles, quais são suas alíquotas de acordo com o faturamento da empresa e tipo de produto ou serviço prestado.

Fica cada vez mais compreensível a necessidade de mapear todos os seus tributos devidos para realizar um planejamento tributário, certo? Mas ainda é preciso entender outros regimes tributários.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido está disponível para todas as empresas que faturam até R$ 78 milhões anualmente, salvo alguns ramos específicos, como bancos.

Ou seja, é possível optar entre ele e o Simples Nacional, mas, antes, é preciso entender suas vantagens e desvantagens. Vejamos suas alíquotas:

• ISS de 2,5% a 5%, que pode variar conforme a cidade e natureza do negócio;
• PIS de 0,65%;
• COFINS de 3%;

São apurados mensalmente. Além deles, trimestralmente, são apurados:

• CSLL de 9% sobre as presunções de lucro;
• IRPJ de 15% igualmente aplicado conforme o CSLL.

Uma tabela referente a essa presunção do faturamento tributado e à atividade exercida complementa seus cálculos — de 1,6% a 32%.

Também entram na lista de impostos e despesas fiscais das empresas em Lucro Presumido o INSS, que, nesse caso, equivale a 20% da folha de pagamento.

Lucro Real

A variação para o Lucro Presumido está exclusivamente nos impostos que incidem sobre o lucro do negócio, ou seja, IRPJ e CSLL e só vale a pena quando o Lucro Efetivo da empresa é inferior a 32% da receita do período.

Analisando essas questões, fica claro que, mesmo com os programas e simplificações propostas pelo governo, para que uma empresa possa promover reduções nas suas despesas tributárias, é preciso conhecer quais são seus impostos, como eles são contabilizados e qual o modelo mais adequado para sua apuração. Ou seja, a etapa do planejamento é essencial.

Como fazer um orçamento tributário?

Para fazer o orçamento e planejamento tributário, algumas etapas são essenciais. São elas:

Estipule metas de acordo com os potenciais do negócio

As metas comerciais e dos demais setores podem considerar os custos com os tributos em que a empresa está enquadrada.

Além disso, as despesas com impostos também podem fazer parte das metas estipuladas, garantindo, assim, que o desempenho do setor financeiro e contábil seja primoroso.

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Isso envolve o cumprimento de prazos, lançamentos corretos e até mesmo um esquema de governança corporativa, em que as melhores práticas de finanças são compartilhadas e pregadas em todos os setores envolvidos.

Crie um cronograma com prazos maiores

Fazer um cronograma que garanta que os prazos estabelecidos para o envio de dados ao SPED sejam cumpridos com segurança é fundamental.

A digitalização desse processo permite que os dados de um sistema de gestão do tipo ERP possam ser analisados e conferidos com tranquilidade antes do envio definitivo.

Ele também permite que a empresa estabeleça prioridades em seus processos e apurações. Se uma das filiais de um negócio pode ser favorecida por benefícios fiscais, por exemplo, mas precisa enviar as documentações com antecedência, então tais dados serão prioridade.

O cronograma também permite que a empresa antecipe documentações e esteja um passo à frente das fiscalizações.

Projete cenários nos diferentes enquadramentos

Projetar os custos em diferentes enquadramentos permite que a empresa opte pelo regime mais adequado para seu negócio e faturamento.

É preciso considerar as possíveis evoluções do negócio e os tributos e custos envolvidos em cada categoria. Nesse sentido, avaliar o fluxo de caixa e demais ferramentas de gestão da empresa pode ajudar no mapeamento atual e na associação com as situações hipotéticas.

Faça revisões periódicas e auditorias internas

Uma empresa não pode se acomodar depois de adotar um regime de tributação, precisa constantemente fazer revisões e análises sobre o desempenho fiscal.

Além disso, e visando a redução de falhas e demoras do processo, criar um calendário e procedimentos para auditorias internas é muito importante para o sucesso da empresa em relação a sua tributação e saúde fiscal.

Quais são as boas práticas para um planejamento tributário?

O planejamento estratégico é muito importante para o negócio, e algumas boas práticas podem fazer com que ele se torne um diferencial estratégico da empresa.

Entre elas, podemos citar:

Conheça bem o SPED fiscal

Conhecer a ferramenta e a legislação específica que incide sobre as empresas do setor é essencial. Isso permite que a empresa tenha controle dos processos e saiba quais são seus prazos e requisitos mínimos para sua correta execução.

Instale uma governança tributária

Com um setor ou responsável pela governança tributária, a empresa pode garantir que as ações de seus colaboradores sejam de acordo com a ética, moral e legalidade do setor.

Alguns clientes e fornecedores, inclusive, podem ter processos de parcerias complexos que exigem tais padrões de controle fiscal. Esse setor também garante a imagem da empresa com relação a sociedade, clientes e governo.

Escolha o regime tributário com atenção

Como foi descrito acima, todos os regimes tributários têm benefícios e restrições. Escolher qual o melhor enquadramento para a empresa garante que nos próximos meses sua operação não seja limitada por questões e barreiras fiscais.

Essa atenção é ainda mais importante quando a empresa está próxima dos tetos que separam os regimes tributários. Pequenas diferenças no faturamento podem ser cruciais para aumentar as alíquotas.

Fique atento aos benefícios e vantagens de cada situação

Como a complexidade tributária das diferentes esferas governamentais é grande, alguns benefícios fiscais podem passar despercebidos.

Uma cidade pode, por exemplo, oferecer isenções fiscais para as atividades em sua região, mas a instalação em outro distrito pode garantir descontos mais relevantes. A criação de cenários é sempre muito útil nesse sentido.

Use um sistema ERP

Sistemas de gestão podem, além de manipular com segurança as informações necessárias para uma correta tributação, garantir algumas automações que poderiam eliminar erros de preenchimento comuns.

Isso evita erros nos processamentos e também garante que a equipe foque em atividades mais estratégicas e essenciais para o sucesso fiscal da empresa. A forma como os dados serão transmitidos entre setores, alertas quanto à questão dos prazos e outros mecanismos tornam os processos mais claros e eficientes.

Esse software também garante a análise completa das informações e gestão do negócio por meio de relatórios de desempenho fiscal e também a integração com outros sistemas do negócio, como o de pagamento e emissão de notas fiscais e comprovantes das vendas, por exemplo.

Quais as vantagens de ter um planejamento tributário?

Mesmo com o SPED, o levantamento e controle de informações dentro dos processos da empresa é essencial para seu sucesso. Por isso, um sistema de gestão é essencial.

Ele garante que os diferentes setores se conectem por meio de processos e troca de informações que garantem a eficiência das informações a serem repassadas para a apuração dos tributos, além de outras vantagens, como redução do tempo e despesas.

Com um sistema no gerenciamento, outras medidas podem ser tomadas para a organização de um planejamento e orçamento tributário.

Adote a elisão fiscal

Apesar do nome incomum, sua efetividade é essencial para o negócio. Esse procedimento visa a redução dos encargos públicos a serem pagos.

Uma empresa que esteja avaliando se é melhor ser enquadrada no Simples Nacional ou Lucro Presumido, por exemplo, está visando esse benefício, que é completamente diferente da ocultação no recolhimento dos tributos, o que seria caracterizado como sonegação fiscal.

Conheça seus resultados

Mais uma vez, o sistema de gestão no modelo de um ERP é essencial, pois permite a análise minuciosa dos resultados de um negócio.

Para um bom planejamento, é preciso conhecer o histórico e evolução da empresa, sua margem de lucro e, claro, seu faturamento bruto, que é onde a maioria dos tributos incidem.

Saiba o que diz a legislação e procure por incentivos fiscais

De acordo com o enquadramento da empresa, avalie junto às entidades governamentais se existem incentivos fiscais para seu setor e até mesmo para pagamentos antecipados com descontos.

Ainda que não seja vantajoso em um ano, pode valer a pena nos seguintes, e ter conhecimento deles garante que a empresa possa considerar a opção.

Considere diminuir o pró-labore

Com um pró-labore alto, o IRPJ e IR poderão ser tributados em alíquotas altas. Diminuindo o valor da retirada, um montante pode ser distribuído sob forma de lucro, que não é tributado.

Isso, como pode ser facilmente concluído, está dentro da legalidade e pode ser considerada uma estratégia de elisão fiscal.

Mantenha as contas pessoais e da empresa separadas

Essa é uma das dicas mais comentadas na administração dos negócios, do mais simples possível até o mais complexo. Mas ela é repetida porque é um erro comum que pode custar caro, pelo aumento dos rendimentos tributáveis, por exemplo.

Considere a terceirização de parte dos serviços

Essa é uma dica especialmente válida para empresas que estão enquadradas no Lucro Real, pois é possível deduzir os custos nos cálculos dos PIS e COFINS.

Além disso, também diminui o foco da empresa em áreas que não são o core business, garantindo que especialistas do setor estejam atentos à sua melhor performance e também a novidades da área.

Uma empresa que tem seu financeiro controlado é mais competitiva, seus produtos e serviços geram menos despesas e, para que atinja seu ponto de equilíbrio, ou seja, aquele momento que determina quando seu lucro começa a ser apurado, é muito mais simples.

Comparando com outra empresa concorrente menos organizada em relação aos seus tributos, isso significa que ela pode criar estratégias de negócios mais arrojadas e buscar novos mercados sem que isso represente um risco para a saúde do empreendimento.

Saber o que é devido também garante que a empresa não tenha surpresas com cobranças de multas e fiscalizações inesperadas. Como foi abordado no texto, o governo pode enquadrar erros intencionais e não intencionais da mesma maneira, ou seja, sonegações.

Além disso, as penalidades e multas que incorrerão no processo serão as mesmas, e considerando que são contabilizadas pelo SPED, fica muito mais fácil para o fisco identificá-las.

Compreendeu a importância do planejamento tributário e como ele pode oferecer vantagens comerciais, reduções de custos e até a garantia do bom relacionamento com as esferas governamentais responsáveis pela fiscalização?

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