Muitos empresários sabem da importância da gestão por centro de custos, mas acreditam que o porte de seus negócios não comporta ou necessita de tal controle. Não por acaso, muitas empresas acabam entrando em colapso financeiro. Como resultado, deixam de pagar tributos ou investir em seus crescimentos.

Dados divulgados pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) mostram que o número de empresas inadimplentes cresceu 6,20% se comparado os registros de janeiro de 2017 e 2018. Se não cuidam bem de suas contas, acabam endividando.

Sendo assim, a gestão por centro de custos não é só uma questão de escolha, mas uma necessidade para os pequenos e médios negócios que desejam se manter e expandir. Esse é o foco da sua empresa? Então leia neste post algumas informações cruciais para que sua estratégia de gestão financeira seja um grande diferencial para seu negócio.

Conceito de centro de custos

Os centros de custos são ferramentas utilizadas para a administração descentralizada dos setores no que se refere suas despesas e lucros.

Ou seja, representam segmentos ou setores da empresa e permitem que cada um deles realize sua própria gestão. Unindo todos eles e suas respectivas apurações financeiras, chega-se no resultado da empresa por completo.

Diferentes tipos de centro de custos

É possível dividir a empresa em centros de custos de diferentes maneiras, principalmente porque as organizações possuem organogramas distintos. Mas, a segmentação precisa considerar a capacidade produtiva dos setores, uma vez que, além das despesas, os lucros gerados pela área também são contabilizados.

Dessa forma, eles podem ser divididos em centros de custos produtivos e não produtivos, com controles diferenciados para cada um deles. Nesse processo, podem ser considerados produtivos aqueles com relação direta às vendas de produtos ou serviços da empresa. Por outro lado, os não produtivos são aqueles que, apesar de essenciais, não estão diretamente ligados ao que a empresa comercializa.

O mais tradicional, porém, é que sejam divididos levando em consideração os setores de origem, ou suas filiais. Um ponto a ser destacado sobre esse processo é que empresas de maior porte possuem segmentações complexas que seguem um padrão numérico correspondente em suas contas e sistemas.

Para fins de entendimento, no entanto, é possível ilustrar o uso dos centros de custo em uma empresa de aluguel de carros. Suas administrações independentes podem ser organizadas em: comercial, financeiro, marketing, logística, compras e atendimento ao cliente. Assim, quando o comercial precisar adquirir uma impressora, por exemplo, será contabilizado em seu centro de custo a despesa, e não de toda a empresa.

Importância de sua organização integrada

Também é importante que tal organização seja integrada porque em alguns casos, as despesas poderão ser compartilhadas por dois ou mais setores.

A própria conta de luz, que é um custo da empresa, deve ser compartilhado entre todos os setores, obedecendo àqueles que possuem maior ou menor utilização.

Outro exemplo da organização integrada são os eventuais treinamentos de equipe. Em teoria, é uma atividade administrada pelo setor de recursos humanos, mas o novo funcionário e sua respectiva ampliação de conhecimento serão utilizados em outra área.

Neste caso, o custo passa ser do setor que demanda a capacitação, e não do RH. Se essa lógica não fosse respeitada, o setor de Recursos Humanos seria um centro de custo com despesas exorbitantes.

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Processo de implementação

Ao definir quais serão os centros de custos da empresa, seu processo de implementação já estará em curso. Outros cuidados e procedimentos são:

Categorização das despesas

É possível categorizar as principais despesas para facilitar seu controle e lançamento nos centros de custos. Nomeá-las como infraestrutura, funcionários alocados, máquinas, material de escritório, entre outros, é essencial.

Treinamento de colaboradores

Os colaboradores também deverão ser orientados sobre como deverão proceder para solicitar compras e gerenciar as despesas do setor. Além disso, caso haja a utilização de sistemas de gestão, inclusive, todos os responsáveis deverão receber treinamentos sobre como realizar o registro, conferir informações e gerenciar dados.

Pontos de atenção da implementação

Os centros de custos também permitirão que a empresa estipule metas de despesas para todos os setores, o que é um dos grandes benefícios para manter suas contas em dia.

Assim, em sua implementação, é importante que todas as despesas sejam registradas. Isso porque toda informação será relevante para entender o consumo atual, avaliar onde estão acontecendo excessos e o que poderiam ser as metas possíveis de serem praticadas em cada setor.

Vantagens da organização por centro de custos

A vantagem de manter as contas sob controle, sem dúvidas, é uma das mais relevantes. Identificar desperdícios que estavam comprometendo o desempenho da empresa também merece destaque. Mas, também podemos considerar algumas outras.

Melhoria da eficiência operacional

Com os custos mapeados e direcionados para seus responsáveis, a utilização dos recursos serão melhor utilizados — sejam eles as folhas para a impressão no escritório ou mesmo peças da fabricação de algum produto.

Dessa forma, processos que estiverem gerando mais custos serão identificados e melhorados para aumentar a eficiência operacional.

Engajamento dos funcionários

O envolvimento e comprometimento dos funcionários quanto aos gastos da empresa também aumentarão de forma considerável. Isso porque uma vez mapeados, os responsáveis pelos desperdícios poderão ser identificados.

Além disso, com a visão global e organizada das despesas, os funcionários entenderão os custos que envolvem suas operações.

Por outro lado, para os gestores, a visão dos desempenhos individualizados dos setores também permitirá que eles valorizem os esforços dos funcionários e gerentes responsáveis por cada área.

Embasamento de estratégias

Com os custos mapeados por setor, os administradores do negócio terão uma visão mais clara de quais setores geram mais valor ou que precisam de melhorias. Dessa forma, a tomada de decisão para fazer investimentos na infraestrutura será melhor embasada.

Nesse sentido, o uso de tecnologias de controle que permitam o acompanhamento de centro de custos é primordial. A solução da Rhede Sistemas, por exemplo, permite que, o setor responsável por concentrar a gestão, como também aqueles correspondentes aos centros de custos, tenha uma visão analítica de sua performance. Isso garante melhor controle das despesas, tomadas de decisão mais eficientes e uma gestão financeira que dê força competitiva para o negócio.

Quer tirar dúvidas sobre tais funcionalidades e customização dessa estratégia para a realidade da sua empresa? Agende uma conversa agora mesmo com os consultores da Rhede Sistemas.

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