Muitas empresas em pleno funcionamento começaram suas operações de forma simples, aproveitando as oportunidades sem necessariamente se organizar para elas. Com essa cultura enraizada, algumas ainda não veem motivos para fazer um planejamento anual ou mexerem no que está dando certo.

Mas será que esse é o comportamento das empresas que querem solidificar suas operações e ganhar mais espaço em seus mercados? A todo momento entram na concorrência novas empresas com diferenciais inovadores, processos otimizados e infraestruturas escaláveis e de baixo custo.

São os menos experientes ditando as regras e ensinando aos gestores mais antigos como fazer negócios? Não se trata de uma questão de ego, mas sim de novos valores e da incorporação das tecnologias em todos os setores das empresas.

Nesse sentido, empresas que não pensavam em fazer seus planejamentos agora precisam se adaptar ao novo modelo estratégico, e aquelas que entraram inovadoras no mercado devem continuar fortalecendo seu posicionamento.

Para essas duas situações, nada melhor do que um software de gestão para extrair o panorama atual do negócio e dar apoio para criar soluções e ações que podem colocar a empresa na vanguarda.

Quer saber como um software de gestão pode ser fundamental para o planejamento anual de empresas que já atuam ou estão entrando no mercado? Preparamos um guia completo sobre sua utilização com esse propósito. Confira.

Qual é a importância do planejamento anual?

Todo negócio precisa ter foco na qualidade de seus serviços atuais, mas também é preciso planejar cuidadosamente suas ações futuras. Isso garante que ele esteja preparado para agarrar oportunidades e contornar possíveis crises e situações que fogem de seu controle.

Assim, a partir de uma avaliação de sua situação atual, uma empresa pode estudar possíveis cenários e projetar como seria possível reagir e tirar bons resultados deles.

Sabendo, por exemplo, que no ano seguinte uma grande corporação começará a atuar em sua cidade, uma empresa de distribuição e logística poderá iniciar uma negociação e ao mesmo tempo se preparar estruturalmente para conseguir suprir a demanda da parceria.

Objetivos centrais

Com o planejamento anual, a empresa define seus objetivos para o próximo ciclo, traçando quais resultados ela pretende alcançar e quais aspectos devem ser corrigidos.

Para isso, um estudo detalhado da situação atual e de como o mercado está se comportando é essencial. Com o panorama definido, os objetivos possíveis de serem alcançados são traçados para que a operação tenha um norte.

As estratégias, então, são definidas considerando uma divisão de tais metas e objetivos intermediários. Algumas, como as do setor comercial, normalmente são divididas em trimestres, por exemplo.

Essa organização permite que os objetivos centrais não pareçam intimidadores e difíceis de serem alcançados, mas também torna sua administração mais simples e palpável.

Alinhamento de setores

O planejamento anual define um objetivo central e, a partir disso, cria meios para que os setores da empresa se alinhem e trabalhem em conjunto.

Essa união frente ao objetivo comum necessita não só de um reforço na cultura organizacional do negócio, como também de ferramentas que possam dar apoio a essa mudança de postura. É o caso de um software de gestão, que torna o fluxo de informações muito mais simples e ágil.

O que envolve o planejamento anual?

Esse instrumento de gestão empresarial pode e deve ser feito por empresas que estão começando suas operações e também por aquelas que já estão no mercado, afinal de contas, cada uma terá um foco diferente: ganhar mercado, reduzir custos, ser a maior referência etc.

Para que isso fique mais claro, o planejamento anual precisa ter diferentes atuações. Veja quais são elas a seguir.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico pode abordar não somente o ano seguinte, mas também os objetivos de longo prazo, que às vezes demandam dois, cinco ou mais anos para serem alcançados.

É nele que perguntas mais conceituais serão respondidas, como:

• quem é essa empresa para seu mercado;
• qual é sua relação com a comunidade em que está inserida;
• como ela deseja ser reconhecida por seus clientes;
• quais são seus diferenciais, visão, missão e valores.

Ele precisa ser bem detalhado, considerando as fraquezas e forças do negócio, além de apresentar quais elementos internos e externos influenciam suas atuações. Assim, o planejamento estratégico servirá de guia para a análise das ocorrências atuais.

Para ficar mais claro, se um negócio determina que seu objetivo central é se tornar a maior empresa sustentável de logística no Brasil, questões como a importância desse conceito para os clientes e as legislações atuais do país são elementos que podem influenciar o sucesso na conquista desse título.

Planejamento tático

O plano tático é aquele que determina quais são as ações a serem tomadas, com quais ferramentas e o que mais for necessário utilizar de sua infraestrutura atual.

No caso da necessidade de expansão e contratação, esses levantamentos são feitos nessa etapa do plano, que ainda determina quando tais adequações deverão estar prontas, com quais níveis de qualidades elas serão contratadas e demais informações que garantam o sucesso da ação.

A tática também fará um levantamento de quais são os indicadores de performance mais adequados para os objetivos estipulados. Assim, na etapa seguinte — a operacional —, a realização de seu plano terá também uma forma de acompanhamento eficiente.

Planejamento operacional

A parte operacional ficará por conta da definição de melhores processos, alinhamento dos setores, estabelecimento da regularidade do acompanhamento dos indicadores de performance, entre outros.

Nesse ponto, outro plano coordenará as ações e fará com que os objetivos e táticas estipulados sejam concretizados de maneira organizada e eficiente.

Planejamento financeiro

Para fechar a abrangência do planejamento anual, temos seu foco direcionado para as finanças do negócio. Ele avalia a situação financeira atual, determina metas para seu desenvolvimento, assim como constata se é possível ou não realizar as aquisições e investimentos que eventualmente estejam na pauta dos planos táticos e operacionais.

Nesses planos, ainda constam outros construídos especificamente por cada setor, como o de marketing e o comercial, por exemplo.

Eles acompanharão os objetivos do negócio e são fundamentais para dar diretrizes para as ações de seus respectivos setores. Porém, precisam estar alinhados com as demais áreas do negócio — e é nesse ponto que o software de gestão pode ajudar.

Como um software de gestão ajuda no planejamento anual?

As etapas do planejamento anual demonstram que todos os setores do negócio têm seus próprios controles e ações, mas se eles não estiverem alinhados, uma competição interna pode ser criada, prejudicando a evolução dos negócios.

Outro ponto que fica claro, principalmente no mercado competitivo atual, é que os dados e informações gerados nos diferentes setores do negócio são a maior riqueza possível para a formulação de estratégias e táticas mais acertadas. Além disso, também podemos citar outros aspectos, veja a seguir.

Reduz o número de erros

Se uma operação é mais eficiente e produz dados bem organizados, os relatórios de um software serão fiéis à realidade do negócio e estratégicos para a definição de futuras ações.

Consequentemente, a garantia de dados que retratam fielmente a operação assegura à empresa a possibilidade de definir seus próximos passos com maior chance de sucesso.

Assegura a produtividade dos setores

Se os setores perdem menos tempo e até mesmo dados em suas relações, o nível de produtividade de cada setor aumenta consideravelmente. Assim, a produtividade será aumentada, reduzindo-se o risco e prejuízos com o retrabalho.

Organiza os processos

Um sistema de gestão tem etapas de execução bem determinadas, com seus respectivos responsáveis indicados. Assim, com a adoção de um software de gestão, a empresa pode contar com processos mais organizados.

Os setores envolvidos saberão da importância do cumprimento das regras e prazos propostos e, quando os objetivos e estratégias definidos forem compartilhados, não haverá dúvidas ou questionamentos sobre a participação de cada um deles.

Melhora o controle financeiro

Como é de se esperar, o planejamento financeiro é capaz de viabilizar ou não os projetos definidos pela empresa. Ter um controle do fluxo de caixa, das vendas realizadas e demais informações relacionadas às finanças do negócio garante que seu planejamento seja minuciosamente elaborado.

Apoia as tomadas de decisão

Com essas e demais influências do software de gestão em uma empresa, fica claro que sua organização e liberação de dados estratégicos do negócio permitirão que seus gestores tomem as melhores decisões no presente.

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E isso fica ainda mais claro ao levar em conta as estratégias futuras. Como tomar decisões e escolhas para o futuro considerando que algumas das variáveis do sucesso podem simplesmente ser alteradas e comprometer seus resultados?

Qual é a influência de um software de gestão no planejamento estratégico?

Para entender a influência de um software de gestão no planejamento anual e estratégico de um negócio, vejamos alguns de seus principais benefícios fundamentais.

Eliminação de processos burocráticos

Se uma empresa pretende reduzir seus custos, a redução de processos burocráticos é essencial, e um sistema de gestão — também chamado de ERP — é essencial nesse sentido.

Se antes um setor precisava enviar informações para outro até determinada data e usava todo o seu prazo para entregá-las completas, hoje esses dados podem ser inseridos gradativamente enquanto outro setor acessa tais informações em tempo real.

No ERP oferecido pela Rhede Sistemas, é possível contar com sua flexibilidade de montar o sistema de acordo com as necessidades do negócio.

Isso significa que o gestor pode escolher quais rotinas do ERP serão adquiridas e quais módulos e funcionalidades são mais adequados para seu negócio. Também é possível customizar relatórios, fazendo com que os indicadores e métricas de sucesso previamente determinados no planejamento anual sejam contemplados.

Gerenciamento confiável

Fazer uma gestão baseada nos dados da empresa é fundamental para seu sucesso, principalmente quando eles conectam toda a organização e permitem que uma visão geral e real do negócio esteja acessível ao gestor.

Isso oferece muito mais confiabilidade para os tomadores de decisão dentro da empresa, bem como para o empreendedor, afinal de contas, relatórios e análises serão construídos a partir de dados inseridos no sistema.

Melhoria do controle de indicadores

Um dos pontos fortes dos ERPs são seus relatórios e análises de performance. Eles permitem que os indicadores de sucesso sejam acompanhados em tempo real, bem como sejam utilizados para construir relatórios de análise do desempenho.

Tais indicadores poderão contemplar todas as áreas do negócio, como financeiro, comercial, marketing, suprimentos, estoque e logística, por exemplo.

Otimização da produtividade

Algumas etapas e o preenchimentos de dados que antes tomavam o tempo de funcionários cruciais para seus setores podem ser automatizados a partir de ERPs.

Isso acontece pois várias informações são comuns para diferentes setores e funcionários. Com uma entrada única, todos os demais campos podem ser automaticamente preenchidos, liberando o tempo do time para outras atividades e encurtando o período de execução dos processos.

Melhoria no controle de obrigatoriedades do fisco

A parte financeira e contábil é consideravelmente beneficiada pelo uso de um software de gestão. Isso porque controles e demonstrativos podem ser feitos com muito mais agilidade e sem erros. Assim, criar Demonstrativos de Resultados (DREs) e fazer os apontamentos exigidos pelo fisco é muito mais simples.

Fortalecimento da segurança dos dados

Processos não estruturados, mesmo que realizados no meio virtual, não garantem a segurança completa dos dados. Com um ERP, o controle de acesso às informações é realizado por meio da liberação de usuários e permissões de senhas.

Nesse sentido, somente terão acesso aos dados financeiros de um negócio aqueles funcionários que realmente precisam. Ou, ainda mais importante, só poderão incluir ou alterar informações aqueles que tiverem as permissões necessárias para tal.

Melhoria da agilidade nos processos comerciais

O processo comercial é um dos principais de uma empresa. É por meio dele que o esforço da criação de um produto ou serviço é transformado em recursos para a quitação das despesas e apuração de lucros.

Mas é nesse processo também que várias obrigatoriedades tributárias precisam ser corretamente apuradas. Assim, com um ERP, todo o processo de faturamento, reserva de estoque, emissão de nota fiscal e demais trâmites da venda podem ser realizados de forma ágil e com um índice de falhas ou retrabalho praticamente nulo.

Mas como saber se um ERP pode oferecer todas essas vantagens e influenciar o planejamento anual e das operações do negócio? Vejamos algumas dicas para a escolha do software ideal.

Como escolher um software de gestão?

A escolha de um software de gestão não deve estar atrelada somente às necessidades para a elaboração do planejamento anual, mas sim à qualidade de seu sistema, ao suporte oferecido, entre outras questões. A seguir, confira algumas dicas para tomar essa decisão.

Defina quais são seus objetivos

Para escolher um bom ERP, o planejamento anual pode ajudar. Isso porque, ao contratar um sistema de gestão, não basta pensar apenas nas soluções que precisam ser encontradas para o hoje.

Além disso, é preciso avaliar se o ERP tem capacidade de crescimento para acompanhar os planos da empresa e de seus diretores.

Pense nos processos que deseja abranger

Uma solução de gestão deve ser personalizada de acordo com as necessidades de uma empresa. O ideal é escolher aquela que contemple todos os processos que a empresa gerencia — ou, pelo menos, que tenha alguns deles disponíveis para contratação individual.

É o caso de um módulo de Business Intelligence, por exemplo. Nem todas as empresas consideram esse item como primordial para seu momento do negócio, mas, em vez de escolher um software com itens completos, preferem escolher aqueles fornecedores que permitem que a customização seja completa.

Considere a possível necessidade de integração

Além do ERP, outros sistemas podem fazer parte da rotina de uma empresa, e a possibilidade de integrá-los é muito importante.

Isso evita que existam gargalos no processo de transferências de dados de um setor para outro. Com o ERP ativo e integrado com outros softwares, a agilidade é uma das grandes recompensas a serem percebidas.

Avalie seu orçamento

O custo do ERP considerando os benefícios que trará para o negócio também é outro ponto-chave para a sua escolha. Ou seja, não basta escolher aquele que cobra menos, e sim aquele que trará o conjunto de soluções mais compatíveis com as necessidades da empresa.

É preciso lembrar que os benefícios que o sistema de gestão trará para o negócio devem compensar seu investimento para que a estratégia seja bem-sucedida.

Questione sobre o suporte técnico

Por fim, conhecer o apoio do suporte técnico e a forma como a empresa se relaciona com seus clientes é essencial. Fornecedores acessíveis e atentos ao sucesso de seus clientes garantem uma parceria muito mais vantajosa, afinal de contas, esse acompanhamento é crucial na fase de implementação e após sua adaptação.

Se uma distribuidora de bebidas está com um problema no controle de estoque, por exemplo, precisa de um suporte com urgência para a solução, pois, do contrário, todo seu negócio poderá ser afetado.

Ficou claro como o sistema de gestão pode influenciar no negócio e também quais são os elementos a se considerar ao escolher os melhores fornecedores de ERP? Então, veja agora de quais vantagens seu negócio poderá usufruir a partir de sua utilização.

Quais são as vantagens de utilizar um software de gestão?

A desburocratização é um ponto alto do uso de um ERP, assim como seus relatórios de análise, que permitem uma visão muito mais clara para as tomadas de decisão dos gestores. Então, o que mais pode ser considerado uma vantagem de seu uso?

• Integração de setores: é preciso enxergar essa vantagem para além do fluxo de dados entre eles. A sincronização de prazos e linguagens, por exemplo, é outro de seus benefícios.
• Melhoria do uso das finanças do negócio: a empresa pode, a partir da organização de suas contas, despesas, tributos e lucros, saber como tomar ações visando melhores resultados sem comprometer tudo o que já foi construído.
• Diminuição de falhas e retrabalho: com alertas no registro de dados, o ERP pode ajudar eliminando erros de execução ou garantindo, ao menos, que eles sejam executados no momento certo.
• Gestão estratégica dos recursos humanos: além do controle de pagamentos, despesas extras e folha de salários, o ERP também garante que dados do desempenho dos funcionários sejam considerados para calcular suas premiações ou comissões de vendas.
• Tranquilidade na gestão: descontrole financeiro, falta de segurança nas informações e demais ocorrências podem deixar o gestor estressado a ponto de não tomar as ações corretamente. Com um sistema de ERP, a segurança dos dados trará esperança e tranquilidade para que ele trace suas estratégias de forma clara e amena.
• Aumento da eficiência: ao mesmo tempo que proporciona a redução de custos da infraestrutura e dos processos, o ERP também garante que a operação seja mais lucrativa e tenha melhores resultados de lucros.
• Qualidade da tomada de decisão: gestores e donos de empresas terão dados muito mais fiéis à realidade de seus negócios, o que pode garantir melhores escolhas e estratégias para o planejamento anual ou individual de cada setor.

Essas são algumas das vantagens de um sistema de gestão, mas não são as únicas. Cada sistema terá um conjunto de informações que podem ajudar na escolha, mas serão as análises internas e dos gestores que realmente determinarão a decisão de inovar sua administração por meio dos dados.

Por fim, é preciso lembrar que, no planejamento anual, diversos elementos têm comportamentos variados e fazer sua constante correção e melhorias é necessário para o sucesso de sua elaboração e execução.

Assim, um dos maiores ativos de uma empresa são, sem dúvidas, seus dados gerados nos diferentes fluxos e processos. Seja com clientes, seja entre setores, tais dados oferecem uma visão global de todo o movimento e estratégia de um negócio.

Um bom ERP não só armazena esse dados, como também garante que eles sejam transformados em informações e estratégias importantes para o negócio. Assim, tanto as empresas que estão começando como aquelas que já estão atuando há mais tempo precisam de um software compatível com suas necessidades.

É com esse sistema de gestão que uma empresa poderá tomar melhores decisões e ficar à frente de sua concorrência.

Com isso, a inserção de um software de gestão não é importante apenas para o planejamento anual do seu negócio, mas também para o sucesso de sua operacionalização.

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