Durante muito tempo, as planilhas foram um recurso muito útil para a gestão de informações. A tecnologia avançou, a era digital chegou e agora o sistema de gestão é a ferramenta mais adequada para executar as demandas de uma empresa.

Esse recurso pode fazer toda diferença no cotidiano de um negócio. Os sistemas são realmente um diferencial competitivo, melhorando a produtividade dos colaboradores. Todo suporte é prestado à gestão estratégica, ajudando a atingir os resultados esperados.

Este post traz oito razões para você abandonar agora mesmo a planilha e adotar um sistema digitalizado. Confira!

1. Sistemas integrados

O sistema de gestão é integrado, ou seja, todos os departamentos da empresa podem usá-lo ao mesmo tempo. Isso torna o cotidiano mais prático e dinâmico, já que todas as informações são atualizadas sem nenhum problema.

Essa integração também reduz atividades como troca de e-mails e envio de arquivos. O sistema concentra todos os documentos e dados necessários. Basta fazer uma consulta rápida para ter acesso ao que é desejado.

A planilha tem o clássico e incômodo problema de não poder ser aberta por mais de um usuário ao mesmo tempo. Isso prejudica a produtividade e limita que mais pessoas participem das demandas.

2. Atividades automatizadas

Preencher planilhas é um trabalho cansativo e demorado. Além disso, a repetição tende a tirar a concentração do colaborador. Um ambiente automático evita esse problema, minimizando o fluxo de trabalho e economizando tempo útil que pode ser designado a tarefas mais importantes.

Os dados são lidos de forma inteligente pelo sistema, que preenche o restante das informações automaticamente. Não é mais necessário criar fórmulas para realizar cálculos. Você poupa o tempo de criação de planilhas, especialmente aquelas com propostas bastante específicas.

A atualização também acontece de forma automática. Quanto às datas, a informação acompanha o passar dos dias. Em relação a valores, os dados mudam de acordo com um novo registro de compra, por exemplo.

3. Ambiente totalmente seguro

Um sistema de gestão pode ser um ambiente novo para muitos, gerando incertezas. A segurança é um questionamento quase que automático, com toda razão. Entretanto, esses ambientes oferecem recursos modernos e confiáveis, que protegem todos os dados da empresa.

Só acessa o sistema quem possui login e senha cadastrados. Naturalmente, somente funcionários designados podem trabalhar nessas plataformas. Já as planilhas, qualquer pessoa pode facilmente abri-las, editando registros importantes.

Os sistemas de gestão também possibilitam acesso controlado aos colaboradores. As permissões acontecem em diversos níveis, restringindo determinados conteúdos e liberando a edição de arquivos somente para pessoas específicas.

4. Personalização de acordo com o negócio

Os diferentes negócios têm demandas específicas. Uma loja de roupas precisa controlar informações distintas de uma prestadora de serviços, por exemplo. Essas particularidades são perfeitamente atendidas pelos sistemas de gestão.

A personalização é uma possibilidade real nessas plataformas, atendendo às necessidades da sua empresa. Entretanto, é fundamental buscar um prestador que ofereça essa funcionalidade antes mesmo da implementação do sistema.

As particularidades, geralmente, são o que mais exigem esforços no controle das tarefas do negócio. Você obtém mais praticidade e produtividade ao trocar as planilhas pelo sistema de gestão.

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5. Suporte fiscal completo

O controle fiscal é uma demanda de extrema importância nas empresas. A regularidade das atividades depende diretamente do cumprimento dessas obrigações — algo que o sistema de gestão proporciona. As planilhas não automatizam a geração desses documentos, o que gera muitos esforços.

Em uma ferramenta moderna, é possível ter acesso a todas as informações que precisam ser transmitidas à Receita. Fica mais fácil enviar documentos fiscais digitais, como o Sped, já que o sistema de gestão centraliza todos os dados necessários.

A emissão de notas também é uma obrigação que recebe todo suporte. Documentos como NFC-e, NF-e, NFS-e, CT-e e Cupom Fiscal são emitidos automaticamente na plataforma. Assim, toda negociação é registrada, e pode ser comprovada futuramente.

6. Operação simplificada e prática

Adaptar-se a um novo software é uma realidade nas empresas. Entretanto, o sistema tem uma operação ainda mais simples e prática que qualquer outra ferramenta.

O primeiro grande diferencial é os recursos de automatização. Eles geram menos necessidades de interação com a plataforma. O processo de adaptação acontece muito naturalmente, já que a interface do programa é simples.

Na era digital, a maioria dos profissionais está plenamente adaptada a diversos ambientes. O sistema de gestão não foge disso, justamente para tornar o uso mais simples.

Nenhuma atividade realizada nessa ferramenta requer esforços mais complexos, o que torna a implementação mais acessível. Em pouco tempo, a rotina da empresa já está totalmente adaptada ao uso do sistema.

7. Redução de erros e otimização de tarefas

Erros acontecem em qualquer prática profissional. Contudo, a busca por reduzi-los é importante. Usar uma ferramenta de gestão é a melhor forma de se proteger desses equívocos, não permitindo que eles gerem prejuízos e consequências mais graves.

Métodos mais antigos tornam as demandas mais lentas e mecânicas. Isso tende a tirar o foco do colaborador, que passa muito tempo em trabalhos repetitivos. Essas tarefas, além de atrapalharem a produtividade, expõem o funcionário ao erro.

Processos otimizados reduzem os esforços e deixam a rotina menos cansativa ao colaborador, que tem mais tempo para se dedicar a mais tarefas e erra menos. O retrabalho também é reduzido, tornando o cotidiano ainda proveitoso.

8. Competitividade potencializada

É preciso adequar-se aos tempos atuais. As empresas que buscam resultados de destaque já estão adaptadas ao digital, usando as principais ferramentas disponíveis. Fazer o mesmo é mostrar competitividade, disputando o mercado de igual para igual com as concorrentes.

Como você viu, o sistema de gestão oferece produtividade, os colaboradores têm o recurso que precisam para desenvolver demandas e conquistar bons resultados. A leitura sobre o mercado é melhor, assim como o relacionamento com o cliente. Esses são fatores fundamentais para potencializar a força de vendas.

O desempenho do trabalho também pode ser mensurado. O sistema reúne números importantes, que devem ser analisadas profundamente. Isso possibilita entender se a empresa está no caminho certo. O controle da gestão estratégica torna-se eficiente, direcionando adequadamente os passos do negócio.

Vá à busca do desenvolvimento da sua empresa e deixe as planilhas de lado. O sistema de gestão as substitui integralmente e oferece recursos mais completos. Alcance a produtividade desejada, reduza erros e atinja os resultados que você deseja.

A Rhede Sistemas pode ajudar você nessa transição! Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços.

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